Das Thema E-Invoicing nimmt immer mehr Fahrt auf – und das international. Mittlerweile sind in vielen Ländern weltweit elektronische Rechnungen gesetzlich verpflichtend.
E-Invoicing wird in der Geschäftswelt zu einem zentralen Thema. In Deutschland beispielsweise angetrieben von der Einführung der XRechnung durch den Bund, aber auch in anderen europäischen Ländern.
Da sich elektronische Rechnungen leichter automatisiert verarbeiten lassen, kann die Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing deutlich beschleunigt werden. Neben reduzierten Durchlaufzeiten ergeben sich viele weitere Vorteile.
Es lassen sich Kosteneinsparungen erzielen, zum Beispiel bei der Verwaltung oder dem Versand der Papierbelege. Ebenso können die Aufwände durch manuelle Bearbeitung reduziert, Rechnungsprozesse transparenter, die Liquidität verbessert und Skonti ausgeschöpft werden.
Allerdings gilt es für Unternehmen bei der Implementierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung auch Herausforderungen zu beachten.
Unterschiedliche Formate abbilden
Abhängig von der Branche, in der man sich mit seinen Geschäftspartnern bewegt, müssen die unterschiedlichsten Formate bedient werden. Das gilt sowohl für den Versand als auch für den Empfang von Rechnungen.
Da gibt es beispielsweise die altbekannten EDI-Formate (EDIFACT, VDA, ANSI.X12, UGL) mit ihren Subsets (zum Beispiel EANCOM), deren Rechnungsstandards schon seit Langem etabliert sind. Die Herausforderung bei diesen Formaten liegt darin, dass auch bei gleichem Format oft unterschiedliche Versionen unterstützt werden müssen.
Es empfiehlt sich in diesem Fall, zu prüfen, ob die Möglichkeit besteht, sich mit dem Geschäftspartner auszutauschen und auf ein (im besten Fall schon genutztes) Format zu verständigen. Aber auch dann gilt es noch, die gesetzlichen Anforderungen einer elektronischen Rechnung zu erfüllen.
Einhaltung von Standards und gesetzlichen Vorgaben
Im Handel hat sich mittlerweile ZUGFeRD schon fast als Standard etabliert. Neu hinzugekommen sind inzwischen die gesetzlichen Vorgaben unterschiedlicher Länder (zum Beispiel XRechnung, FatturaPA, NAV OIS Ungarn, CFDI Mexico), die klare Regelungen festlegen.
Dadurch entfallen zwar Spielräume, jedoch wissen Sender und Empfänger aufgrund einheitlicher Standards genau, an welcher Stelle welche Information gefunden werden kann. Durch die gesetzlichen Vorgaben ergibt sich die Herausforderung, dass zum einen das vorgeschriebene Format erzeugt werden muss. Zum anderen sind auch prozessuale Vorgaben einzuhalten (zum Beispiel Zertifikate, Dienstleister, Kommunikationswege).
Bei der Ausgangsrechnung muss die elektronische Rechnung mit allen vorgeschriebenen und gewünschten Informationen versorgt werden. Das beginnt beim Rechnungs- und Auftragsbeleg im SAP-System: Hier wird geprüft, ob die benötigten Informationen (zum Beispiel Preise, Konditionen, Referenzinformationen) schon vorhanden sind. Anschließend wird der elektronische SAP-Beleg (IDoc) auf diese Inhalte überprüft und (wenn nötig) mit weiteren Daten versorgt.
Bei der Eingangsrechnung sollte das Rechnungs-IDoc im besten Fall einen gültigen Beleg erzeugen, an dem keine manuellen Eingriffe mehr nötig sind.
Erfolgsentscheidend: Geeignetes Software-Tool und Unterstützung durch ein erfahrenes Beraterteam
Zusätzlich benötigen Unternehmen ein entsprechendes Software-Tool, um das Erzeugen beziehungsweise Auslesen der elektronischen Rechnung im gewünschten Format durchzuführen. Auch die Übertragung der Dateien, an oder vom Partner beziehungsweise der Behörde, muss möglich sein. Diese kann über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle erfolgen und muss in den meisten Fällen verschlüsselt und signiert stattfinden.
Zur Erfüllung dieser vielfältigen Aufgaben ist ein umfangreiches Integrations-Know-how sehr hilfreich, welches in dieser Breite von einem Integrationsteam eines Unternehmens in den meisten Fällen nicht ohne Unterstützung abgedeckt werden kann.
Ein Software-Tool mit vorgefertigten Templates bietet SAP-Anwendern eine zentrale, automatisierte Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Neben der passenden Software-Lösung ist die Beratung und Einführung durch ein erfahrenes Integrations-Beraterteam, das dem Anwender auch bei komplexen Aufgabenstellungen zur Seite steht, wichtig für die erfolgreiche Implementierung der E-Invoicing-Prozesse.
E-Invoicing lohnt sich: Herausforderungen beachten und Vorteile nutzen
Die elektronische Rechnungsverarbeitung und der automatisierte Rechnungsaustausch werden auch in Zukunft immer mehr Fahrt aufnehmen. Denn die Vorteile sind eindeutig.
Richtig umgesetzt lohnt sich E-Invoicing nicht nur für die Abwicklung öffentlicher Aufträge, sondern auch im B2B-Bereich. Anwender sollten sich von Beginn an über die Herausforderungen der Implementierung von E-Invoicing-Prozessen bewusst sein.
Mit der passenden Software-Lösung und der Unterstützung durch einen kompetenten Implementierungspartner, steht dem erfolgreichen Einsatz von E-Invoicing nichts im Wege.
