Bisher: Kunden- und Lieferantenstamm getrennt
Im bisherigen ERP-System SAP ECC und früheren SAP-Versionen wurden Kunden- und Lieferantenstammdaten logisch voneinander getrennt in separaten „Datentöpfen“ gespeichert.
Dieses Datenmodell gründete auf der Annahme, dass ein Geschäftspartner entweder Kunde oder Lieferant sein konnte, aber nicht beides gleichzeitig.
Diese Trennung der Daten hat sich in der Praxis zunehmend als problematisch und nicht mehr zeitgemäß erwiesen. Zum einen bestehen zwischen Unternehmen immer häufiger wechselseitige wirtschaftliche Beziehungen: Ein Lieferant kauft selbst bei einem seiner Kunden ein, oder andersherum.
Wegen der Trennung von Kunden und Lieferanten in SAP ECC muss in diesem Fall jedoch derselbe Geschäftspartner zweimal erfasst werden. Einmal als Kunde und einmal als Lieferant. Das bedeutet doppelte Datenhaltung, geringere Transparenz und mehr Pflegeaufwand.
Zudem gibt es in der Praxis immer wieder Prozesse, bei denen ein Lieferant beziehungsweise Dienstleister zur logistischen Abwicklung im System zusätzlich als Kunde geführt werden muss. Etwa dann, wenn Lagerware zur Veredelung an einen Dienstleister versendet werden soll.
Um in solchen Fällen die doppelte Datenhaltung zu vermeiden, hebt S/4HANA die logische Trennung in Kunden und Lieferanten auf und verwendet stattdessen ein neues, konsolidiertes Datenobjekt: den Business Partner.
Aus Kunden und Lieferanten werden Business Partner
Das neue Datenobjekt „Business Partner“ ergänzt die aus SAP ECC bekannten Stammdatenobjekte für Kunden und Lieferanten. Die Idee hinter dem Business Partner ist einfach: Der Business Partner speichert allgemeine Daten zu einem Geschäftspartner – wie etwa Firmenname, Rechtsform, Adress- und Kommunikationsdaten sowie Bankverbindung und Steuernummer.
Diese allgemeinen Daten gelten für den Geschäftspartner generell und sind unabhängig davon, ob er als Lieferant oder Kunde auftritt.
Tritt der Geschäftspartner nun beispielsweise als Kunde oder Lieferant auf, wird der allgemeine Datensatz um weitere sogenannte Partnerrollen erweitert. Partnerrollen sind ergänzende Datensätze, unter denen weitere Merkmale des Geschäftspartners erfasst werden.
Handelt es sich um einen Kunden, wird die zusätzliche Partnerrolle „Kunde“ hinzugefügt und darin jene Daten erfasst, die zur logistischen und buchhalterischen Abwicklung von Kundenaufträgen benötigt werden. Beispielsweise Versand- und Zahlungsbedingungen oder Daten zur Umsatzsteuer.
Entscheidet sich ein Unternehmen, bei einem seiner Kunden Waren oder Dienstleistungen zu beziehen, so muss nicht wie bisher in SAP ECC ein separater Lieferantenstammsatz angelegt werden.
Stattdessen wird einfach der existierende BP-Stammsatz, der bereits für den Kunden angelegt wurde, um die Partnerrolle „Lieferant“ erweitert. In dieser Ansicht können nun einkaufsrelevante Steuerungsdaten eingetragen werden, die für den Bestellprozess benötigt werden.
Neben den allgemeinen Rollen „Kunde“ und „Lieferant“ stehen weitere vertriebs- und einkaufsseitige Partnerrollen zur Verfügung, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Auftraggeber oder Warenempfänger sowie Bestelladresse, Rechnungssteller oder Warenlieferant. Mit diesen Rollen können abweichende Adressen hinterlegt werden.
Vorteile des neuen BP-Konzepts:
- Das BP-Konzept bildet die tatsächliche betriebswirtschaftliche Beziehung zwischen zwei Geschäftspartnern ab.
- Jeder Geschäftspartner muss nur einmalig im System angelegt werden, egal ob er gegenüber dem eigenen Unternehmen als Kunde, Lieferant oder beides auftritt.
- Zu einem Geschäftspartner können für unterschiedliche Zwecke weitere Adressen hinterlegt werden. Über das BP-Objekt sind diese aber logisch verknüpft und daher eindeutig zugeordnet.
- Die Stammdatenpflege wird wesentlich erleichtert, weil Adressänderungen für denselben Geschäftspartner nur einmal durchgeführt werden, im Gegensatz zu getrennten Kunden- und Lieferantenstammsätzen.
Die Umstellung auf das BP-Konzept ist bei der Einführung von SAP S/4HANA absolut notwendig. Bei einer Systemkonvertierung auf S/4HANA mit dem Brownfield-Ansatz muss der Business Partner bereits vor der technischen Konvertierung implementiert werden.
Business Partner: Stammdatenpflege über eine zentrale Transaktion
Das BP-Konzept bedeutet nicht nur eine Änderung im Datenmodell.
Für die Anwender ändert sich ebenfalls die Bedienung. Sie müssen zur Pflege von Kunden- und Lieferantendaten nicht mehr auf mehrere Transaktionen zurückgreifen, sondern pflegen die Daten zentral über die Transaktion „BP“ (für Business Partner).
Zusammenfassung
Das neue, konsolidierte Datenobjekt des Business Partners hat zahlreiche Vorteile. Insbesondere stets konsistente Daten sowie die erleichterte Stammdatenpflege in einer einzigen Transaktion. Doch um von diesen Vorteilen zu profitieren, sind einige technische und organisatorische Umstellungen notwendig.
Lesen Sie im nächsten Beitrag, wie Unternehmen mittels Customer Vendor Integration ihre Kunden- und Lieferantendaten nach SAP S/4HANA migrieren und so auf den neuen Business Partner umstellen können.
