Warum sich Dokumentenmanagement für Unternehmen lohnt (mit Rechenbeispielen)

Viele Initiativen zur Digitalisierung gehen direkt von den Mitarbeitern aus. Sie erkennen einen Missstand im Unternehmen – wie etwa die überbordende Papierflut – und wollen mit einem Projekt zur Einführung von Dokumentenmanagement die eigenen Prozesse optimieren.

Dabei stoßen sie früher oder später jedoch auf eine Hürde. Nämlich dann, wenn es ums Geld geht und der Geschäftsführer fragt: „Was bringt uns das?“. Zwar sind die Vorteile von Dokumentenmanagement für jedermann offensichtlich – man muss keine Ordner mehr wälzen und Rechnungen, Lieferscheine sowie andere Belege findet man per Mausklick im System. Doch zur Begründung einer IT-Investition erwartet die Unternehmensleitung mehr. Sie möchte wissen, ob sich das Investment auch lohnt.

Doch kann man den wirtschaftlichen Nutzen von Dokumentenmanagement überhaupt mit Zahlen begründen? Dass dies möglich ist, zeigt der folgende Artikel anhand von konkreten Rechenbeispielen.

Beispiel 1: Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten und Geld sparen

Viele deutsche Unternehmen erhalten von ihren Lieferanten immer noch Papierrechnungen und verarbeiten diese dann über einen manuellen Prozess:

• Die Rechnung kommt per Post rein und erhält einen Eingangsstempel. Danach geht sie per Hauspost an den Rechnungsempfänger.
• Der Rechnungsempfänger prüft die Rechnung auf inhaltliche Korrektheit und leitet sie danach an die Buchhaltung weiter.
• Der Buchhalter prüft, ob die Rechnung alle Kriterien für den Vorsteuerabzug erfüllt.
• Der Buchhalter muss die Rechnung mit all ihren Details – Belegdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Positionsdaten usw. – von Hand ins System eintippen.
• Abschließend wird die Zahlung veranlasst.

Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt das Risiko von Fehlern. Nicht selten gehen Papierrechnungen verloren. Diese müssen dann erneut vom Lieferanten angefordert werden, wodurch sich der interne Aufwand weiter erhöht.

Mit einem digitalen Eingangsrechnungsprozess wird der Ablauf drastisch beschleunigt und der manuelle Arbeitsaufwand auf ein Minimum reduziert:

• Eingehende Rechnungen werden in den anfallenden Formaten (z. B. Papier, PDF, E-Mail, EDI) automatisch vom System erfasst. Alle Rechnungsdetails sind damit ohne manuelles Abtippen direkt im System verfügbar.
• Die interne Rechnungsfreigabe geschieht nicht über den „Papierweg“, sondern über einen elektronischen Workflow, welcher die Rechnung automatisch zur Freigabe an den richtigen Ansprechpartner leitet.
• Rechnungen mit Bestellbezug können sogar automatisch mit der Bestellung im ERP-System abgeglichen werden und Abweichungen dabei sofort erkannt.

Wie viel Geld kann ein Unternehmen durch den Umstieg auf die elektronische Rechnungsverarbeitung einsparen?

Rechenbeispiel

Als Beispiel dient ein Unternehmen, das im Jahr 5.000 Lieferantenrechnungen erhält. Wie Erfahrungen gezeigt haben, können mit der digitalen Rechnungsverarbeitung pro Rechnung zehn Minuten an Bearbeitungsaufwand eingespart werden. Setzt man einen Stundensatz von 60 Euro zugrunde, ergeben sich folgende Einsparungen:

Diese Zahlen geben nur einen Teil des Einsparpotenzials wieder. Durch die schnellere Rechnungsverarbeitung können auch Skonto-Vorteile ausgenutzt werden und Mahngebühren wegen zu später Zahlung werden vermieden.

Beispiel 2: Kunden besser betreuen und die Produktivität steigern mit einem digitalen Archiv

Unternehmen erhalten jeden Tag viele Kundenanfragen. Oft geht es dabei gar nicht um einen Kauf, sondern um ganz andere Angelegenheiten – etwa, wenn ein Kunde seine Rechnung verlegt hat und eine Rechnungskopie anfordert.

Muss der Kundenbetreuer das gewünschte Dokument erst in einem Aktenordner suchen, um es dann dem Kunden zu schicken, kostet das viel Zeit. Nutzt das Unternehmen hingegen ein digitales Archiv zur Ablage von kunden- und auftragsbezogenen Dokumenten, so kann der Mitarbeiter dem Kunden viel schneller weiterhelfen, weil das gesuchte Dokument mit wenigen Mausklicks gefunden und verschickt werden kann.

Wie macht sich die höhere Produktivität kostenmäßig bemerkbar?

Rechenbeispiel

Angenommen, ein Unternehmen erhält jeden Tag zehn Anrufe von Kunden, die einen Auftragsbeleg, wie z. B. eine Rechnungskopie, anfordern. Spart der Kundenbetreuer aufgrund der elektronischen Dokumentenablage bei jeder Anfrage im Durchschnitt fünf Minuten an Bearbeitungszeit und setzt man einen Stundensatz von 60 Euro an, dann ergeben sich folgende Einsparungen:

Man könnte das beschriebene Szenario noch weiterdenken: Unternehmen können auf ihrer Website ein eigenes Kundenportal einrichten, über welches die Kunden ihre Bestellungen einsehen und zugehörige Belege bei Bedarf selbst herunterladen können. Ein solcher Self-Service würde die Kundenbetreuer noch mehr entlasten und die Produktivität der Mitarbeiter weiter anheben.

Beispiel 3: Die Flut an Bestelldokumenten bändigen und Geld sparen – mit einer digitalen Dokumentenverarbeitung

Ein weiteres Beispiel für den wirtschaftlich sinnvollen Einsatz von Dokumentenmanagement ist die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von bestellbezogenen Dokumenten, wie etwa Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen.

Dokumente zu Bestellungen kommen über eine Vielzahl von Kanälen rein – per E-Mail, Fax, über die Hauspost oder per EDI. Danach müssen Mitarbeiter die Belege systematisch ablegen bzw. abheften, damit stets der Überblick über die Bestellungen gewahrt bleibt. Diese manuelle Dokumentenablage ist jedoch zeitaufwändig und kann bei einem hohen Bestellvolumen selten mit der nötigen Gründlichkeit durchgeführt werden.

Deutlich einfacher geht es mit einer elektronischen Belegerfassung:

• Sämtliche bestellbezogenen Dokumente werden unabhängig von ihrem Format automatisch vom Dokumentenmanagement-System eingelesen.
• Das manuelle Einsortieren von Belegen entfällt, weil jedes Dokument anhand der ausgelesenen Daten automatisch der richtigen Bestellung im ERP-System zugeordnet werden kann.
• Alle Mitarbeiter können direkt vom PC auf Bestell-Dokumente zugreifen und müssen nicht mehr in Ordnern oder E-Mail-Archiven suchen, um einen Beleg zu finden.

Wie viel Geld lässt sich mit der digitalen Belegverarbeitung im Einkauf sparen?

Rechenbeispiel

Ein Beispiel-Unternehmen tätigt pro Jahr 3.000 Bestellungen. Zu jeder Bestellung fallen mehrere Dokumente an, z. B. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, die gelesen, geprüft und der Bestellung zugeordnet werden müssen.

Entscheidet sich das Unternehmen für den Umstieg auf eine zeitgemäße, digitale Belegverarbeitung, bei der alle bestellbezogenen Dokumente automatisch eingelesen und mit der richtigen Bestellung verknüpft werden, spart es bei jedem Beleg mindestens fünf Minuten an Bearbeitungsaufwand. Bewertet man die eingesparte Zeit mit einem Stundensatz von 60 Euro, so ergeben sich folgende Einsparungen:

Berücksichtigt man weitere bestellrelevante Belegarten, dann vergrößert sich das Einsparpotenzial nochmals.

Fazit

Dass der Umstieg von der papierbasierten Dokumentenablage auf eine digitale Dokumentenverarbeitung für Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet, ist unbestritten. Doch wie begründet man gegenüber der Geschäftsführung die Investition in ein Dokumentenmanagement-System?

Die größte Überzeugungskraft haben konkrete Zahlen, die den wirtschaftlichen Vorteil von Dokumentenmanagement für das betrachtete Unternehmen sichtbar machen. Hierzu ermittelt man die eingesparte Zeit mithilfe der automatisierten Dokumentenverarbeitung in den betroffenen Prozessen und bewertet diese über kalkulatorische Stundensätze.

Durch die Gegenüberstellung des ermittelten Einsparpotenzials mit den Implementierungskosten erhält man einen soliden Business Case und schafft die Grundlage für ein erfolgreiches und vom Management getragenes Projekt.