Die steigende Inflation ist in aller Munde. Für Sie als Unternehmen bedeutet das, Ihre Konditionsstammsätze zur Preisfindung stets aktuell zu halten. Nur so können Sie Ihre Preise korrekt an Ihre Kunden weitergeben.
Allerdings kommt es nicht selten vor, dass Ihre Lieferanten Ihnen nahezu täglich aktualisierte Preisinformationen zukommen lassen.
Diese Masse an Daten muss dann wiederum von Ihren Mitarbeitern in mühevoller Kleinstarbeit in Ihr ERP-System übertragen werden.
Dieser Vorgang ist nicht nur mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, sondern dazu auch noch sehr fehleranfällig. Stellen Sie sich vor, dass Ihren Kunden infolgedessen falsche Preise angeboten oder eventuelle Zuschläge und Rabatte sowie Preissteigerungen nicht berücksichtigt werden.
Dass diese Vorgehensweise nicht optimal ist, brauche ich Ihnen nicht zu erzählen. Im schlimmsten Falle kann dies massive wirtschaftliche Schäden für Ihr Unternehmen bedeuten. Wie Sie dem Vorbeugen und Ihre Mitarbeiter zukünftig entlasten können, möchte ich Ihnen anhand eines Praxisbeispiels erläutern.
Inhalt des Whitepapers
Herausforderungen in der Praxis
Im Mai letzten Jahres kam ein Kunde aus dem Bereich der Kunststoffverarbeitung auf uns zu und klagte über Probleme bei der Pflege von Konditionen. Die Gründe hierfür sind vielfältig.
Das Unternehmen erhält von seinen Lieferanten, die international agieren, regelmäßig und in großer Häufigkeit neue Preisinformationen für Fremdmaterialien, welche es für die eigene Produktion bezieht. Das liegt vor allem an sich wandelnden Gegebenheiten, wie der anhaltenden Inflation sowie Rohstoffknappheit.
Diese Informationen ermittelt der Kunde bisher standardmäßig über Internetplattformen, auf denen die aktuellen Rohstoffpreise dargestellt sind. Zusätzlich werden die aktuellen Preise aus dem SAP-System exportiert und in Excel-Dateien gespeichert. Anschließend erfolgt die Kalkulation innerhalb der Excel-Tabellen auf Grundlage der neuen Rohstoffpreise. Zuletzt werden die aktualisierten Preise wieder mithilfe eines eigenen Programms in das ERP-System eingelesen und verarbeitet.
In einer weiteren Excel-Datei führt der Hersteller die Kundenliste mit den entsprechenden Preisen, um seine Kunden per E-Mail über die zukünftige Preisänderung zu informieren.
Außerdem müssen neben den eigentlichen Einkaufspreisen auch Währungsumrechnungskurse einbezogen werden, da die Rohstoffe zum Teil außerhalb des Euro-Raums bezogen werden. Der Umrechnungskurs wird bisher über einen Online-Währungsrechner festgestellt und anhand von Tabellen bei der Kalkulation berücksichtigt.
Obwohl die Konditionen und Einkaufsinfosätze mittels Massendatenpflege in das SAP-System eingespielt werden, handelt es sich um keine Ideallösung. Das liegt nicht zuletzt daran, dass der SAP-Standard nur wenige Möglichkeiten für automatisierte Pflegeprozesse der Datensätze bereitstellt und die Massenänderung von Preisinformationen einige Herausforderungen birgt.
Derartige Anpassungen in den bestehenden Konditionen des Produktsortiments und unterschiedlicher Vertriebsgesellschaften bedürfen aktuell noch einen großen manuellen Arbeitsaufwand. Erschwerend hinzu kommt die Umrechnung der entsprechenden Währung für die verschiedenen Bezugsländer und die Berücksichtigung von Staffelpreisen für bestimmte Produkte.
Weiterhin bindet die komplexe Berechnung und Bepreisung des Kunststoffanteils und anderer Teilprodukte wie beispielsweise Harze viele Personalressourcen, da diese ebenfalls über Excel erfolgt.
Wie sieht eine mögliche Lösung aus?
Vor dem Hintergrund der aktuellen Vorgehensweise äußert der Kunde diverse Wünsche, die er an eine zukünftige Lösung hat.
Der Prozess der Konditionspflege erfolgt aktuell manuell und erfordert viel Zeit. In Zukunft soll dieser einfacher durchgeführt und in einem geführten Prozess konsolidiert werden, um die entsprechenden Mitarbeiter zu entlasten. Das bedeutet, dass durch einen einheitlichen Änderungsworkflow alle involvierten Bereiche benachrichtigt werden, sobald sie Daten ergänzen müssen.
Durch die Nutzung von solchen vorkonfigurierten Genehmigungsworkflows sollen hier wertvolle Ressourcen gespart und der Prozess vereinfacht werden. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
Weiterhin soll die Berechnung der Preise in verschiedenen Währungen der Konditionssätze für Endkunden toolgestützt erfolgen, um mögliche Fehler zu vermeiden.
Die Lösung sollte außerdem direkt in das SAP ERP-System des Unternehmens integriert sein, um einen durchgängigen Prozess zu gewährleisten. Eine Importfunktion für Microsoft Excel-Dateien ist außerdem zwingend erforderlich, um die vom Lieferanten zur Verfügung gestellten Dateien im .xlsx-Format einlesen zu können.
Da der Kunststoffverarbeiter seinen Kunden für ausgewählte Produkte Staffelkonditionen anbietet, müssen auch diese mithilfe des Tools abgebildet werden können.
Auf Grundlage dieser Anforderungen kommt als mögliche Lösung das Stammdatentool FIS/mpm infrage. Es vereint einen automatisierten Datentransfer, die Berücksichtigung von Staffelpreisen und dazu noch eine Reduzierung der Fehleranfälligkeit durch interne Prüflogiken.
Welche weiteren Vorteile FIS/mpm für auch für Ihr Unternehmen bietet, zeige ich Ihnen im folgenden Absatz.
Das FIS/mpm Pflegetool für stets aktuelle Konditionen
Mit der Lösung FIS/mpm steht Ihnen ein direkt in SAP ERP integriertes Stammdatentool zur Verfügung, das Prozesse automatisiert und den manuellen Pflegeaufwand reduziert.
Durch die Integration in das SAP ERP-System können mithilfe von FIS/mpm beliebige Konditionsarten in den Fachbereichen Einkauf, Verkauf und Logistik gepflegt werden. Es ist außerdem keine gesonderte Implementierung notwendig, da alle vorhandenen SAP-Konditionstabellen und -arten automatisiert erkannt werden. Die FIS/mpm Konditionspflege bietet demnach direkt umsetzbare Quick-Wins und Ad-hoc-Unterstützung im Arbeitsalltag der SAP-Anwender.
Auch dem Wunsch nach einer Schnittstelle zu Microsoft Excel kommt die SAP-Optimierung von FIS nach. Diese unterstützt Microsoft Excel sowie andere Datenquellen als vertrautes Frontend zur Preispflege.
Die IST-Konditionen können so einfach per Knopfdruck aus dem SAP-System ausgelesen, im FIS/mpm Pflegetool direkt bearbeitet oder in Excel übertragen werden. Dort werden Sie entsprechend aktualisiert und dann wiederum einfach in das produktive System zurückgespielt.
Vergleiche von Alt- und Neu-Konditionen sind einfach und praktikabel im Pflegetool möglich. Folglich lässt sich der Aufwand erheblich reduzieren, da die Daten nicht mehr manuell transferiert werden müssen. Außerdem können auch komplexe Konditionsstrukturen wie beispielsweise Staffelpreise mit dem Tool abgebildet werden.
Um der hohen Fehleranfälligkeit bei manueller Datenpflege entgegenzuwirken, beinhaltet FIS/mpm interne Prüflogiken. Diese garantieren, dass nur korrekte und plausible Artikel- und Konditionsdaten in Ihr SAP ERP-System gelangen. So sinkt der Aufwand für notwendige Korrekturen von Konditions- und Pflegefehlern. Das Resultat ist ein konsistenter und sicherer Prozess, der nicht nur Ihre Effizienz steigert, sondern auch eine fehlerfreie Konditionspflege garantiert.
Zusätzlich lassen sich die Konditionen schnell und einfach auf andere Organisationseinheiten erweitern, was eine erhebliche Verbesserung im Vergleich zum SAP-Standard bereithält.
Fazit
Stets aktuelle Konditionsdaten zu gewährleisten, kommt in nahezu jedem Unternehmen mit einem hohen administrativen Aufwand daher. Die steigende Informationsflut macht dieses Unterfangen nicht weniger aufwendig.
Mithilfe eines Stammdatentools zur Optimierung von Prozessen lässt sich dieses hohe Arbeitspensum aber erheblich reduzieren. Gleichzeitig erhöhen Sie Ihre Datenqualität signifikant und bleiben damit jederzeit agil und handlungsfähig. Somit schaffen Sie die Basis für notwendige Effizienzsteigerungen und garantieren langfristig Ihren wirtschaftlichen Erfolg.
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