Die Digitalisierung erfasst alle Bereiche unseres Geschäftslebens – die Rechnungsstellung bildet dabei keine Ausnahme.
Die klassische Papierrechnung, die über Jahre hinweg das Bild des Zahlungsverkehrs prägte, wird zunehmend von der elektronischen Rechnung, der sogenannten E-Rechnung, abgelöst.
Doch was genau steckt hinter dieser Entwicklung und warum sollten Unternehmen jetzt handeln?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Automatisierung und Effizienzsteigerung dar. Im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen, die auf Papier gedruckt oder als PDF-Dateien versendet werden, basiert die E-Rechnung auf einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz.
Diese Struktur ermöglicht es, Rechnungsinhalte elektronisch zu übermitteln, ohne dass ein Medienbruch entsteht. Das heißt, die Daten können direkt vom Rechnungsteller zum Empfänger gesendet, automatisiert verarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden.
Diese Neuerung wird ab dem 1. Januar 2025 sukzessive zur Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, die inländische Rechnungen stellen oder empfangen. Es wird eine Übergangsfrist bis 2028 geben, doch Unternehmen sollten sich bereits jetzt mit den notwendigen Anpassungen vertraut machen, um von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt für Unternehmen auf beiden Seiten – Rechnungssteller und Rechnungsempfänger – zahlreiche Vorteile mit sich.
Für den Rechnungssteller:
- Vereinfachte Rechnungsstellung: Die Erstellung und der Versand von Rechnungen wird vereinfacht.
- Verkürzte Durchlaufzeiten: Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger schneller und können ohne Verzögerung verarbeitet werden.
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto lassen sich signifikante Einsparpotenziale realisieren.
- Erhöhte Prozessqualität: Die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen reduziert Fehler und sorgt für eine höhere Datenqualität.
Für den Rechnungsempfänger:
- Optimierte Rechnungsverarbeitung: Durch das automatisierte Einlesen der Rechnungsdaten wird die Verarbeitung deutlich effizienter.
- Höhere Datenqualität: Weniger manuelle Eingriffe bedeuten weniger Fehler – die Qualität der Daten steigt.
- Kosteneinsparungen: Auch auf der Empfängerseite lassen sich durch die automatisierte Verarbeitung und die reduzierte Fehlerquote Einsparpotenziale heben.
Die SAP S/4HANA Cloud Public Edition als Enabler für die E-Rechnung
Um die Einführung der E-Rechnung möglichst reibungslos zu gestalten, setzen viele Unternehmen auf die SAP S/4HANA Cloud Public Edition (Public Cloud). Diese bietet eine flexible und skalierbare Umgebung, die sich ideal an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen anpasst. Mit dieser cloudbasierten ERP-Lösung können Unternehmen nicht nur ihre Rechnungsstellung, sondern auch andere Kernprozesse wie Vertrieb, Produktion und Lagerhaltung effizient managen.
Ein großer Vorteil der Public Cloud ist ihre Anpassungsfähigkeit. Sie erlaubt es Unternehmen, ihre IT-Infrastruktur dynamisch an wachsende Anforderungen anzupassen. Hinzu kommen eine schnelle Implementierung, geringere Einführungs- und Betriebskosten sowie regelmäßige Updates, die sicherstellen, dass die eingesetzten Systeme stets auf dem neuesten Stand der Technik bleiben.
Zusammenspiel von Public Cloud und E-Rechnung
Die Verbindung von Public Cloud und E-Rechnung eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren. Durch die Integration von E-Rechnungen und den Einsatz cloudbasierter Services wie beispielsweise SAP Document Reporting Compliance und FIS/InvoiceManagement wird der europaweite Empfang von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail problemlos möglich. Diese nahtlose Integration sorgt für durchgängige und effiziente Prozesse in der gesamten Rechnungsabwicklung.
Fazit: Chancen nutzen durch gezielte Vorbereitung
Die Umstellung auf E-Rechnungen und die Implementierung einer Public Cloud-Lösung stellen Unternehmen vor Herausforderungen, bieten jedoch auch enorme Chancen. Unternehmen, die sich auf die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025 vorbereiten, müssen ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen und effizient gestalten.
Diese Umstellung erfordert sorgfältige Planung und Ressourcen, die viele Unternehmen nicht ohne Weiteres bereitstellen können. Lösungen wie die SAP S/4HANA Cloud Public Edition ermöglichen eine zentralisierte und effiziente Rechnungsverarbeitung, die Unternehmen hilft, Kosten zu senken und gleichzeitig die Compliance sicherzustellen.
Ein erfahrener Partner kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein. Lassen Sie uns gemeinsam den Weg in die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung gehen – effizient, sicher und kostensparend.
