SAP Activate ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Implementierung. Die Methodik vereint agile Prinzipien, Best Practices und strukturierte Phasen, um SAP S/4HANA-Projekte effizient umzusetzen.
Doch in der Praxis gibt es Herausforderungen: Fit-to-Standard, agile Transformation des Unternehmens und Testing sind oft schwieriger als gedacht.
Dieser Blog-Beitrag beleuchtet die häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden. Er zeigt außerdem bewährte Best Practices für eine erfolgreiche Umsetzung auf.
Erfahren Sie, wie Sie SAP Activate optimal nutzen und Ihre digitale Transformation erfolgreich meistern.
SAP Activate kurz erklärt
Bevor wir auf typische Hürden eingehen, ein kurzer Überblick zur SAP Activate Methodik. Die SAP Activate Methodik ist die Projektvorgehensweise der SAP. Sie wurde 2015 eingeführt, um SAP-Projekte agiler, schneller und flexibler durchzuführen.
Sie besteht aus sechs klar definierten Phasen:
- Discover: Zunächst legen Sie den Grundstein für das SAP-Projekt. Es geht vor allem darum Geschäftsanforderungen zu verstehen, Potenziale zu bewerten und geeignete SAP-Lösung auszuwählen. Auch das Festlegen von Vertragsdetails, einem grobem Projektplan sowie die Auswahl des richtigen Implementierungspartners gehört dazu.
- Prepare: Danach geht es an die Projektorganisation und den Zeitplan. Workshops und Systeme werden vorbereitet.
- Explore: In dieser Phase prüfen Sie Standardprozesse und legen gegebenenfalls Anforderungen fest.
- Realize: Jetzt geht es an die Implementierung, das Testing und die Umsetzung von Anpassungen – falls nötig.
- Deploy: Hier bereiten sie die Datenmigration und den Go-Live vor.
- Run: Nach dem Go-Live werden kontinuierliche Systemoptimierungen vorgenommen und neue Features aufgenommen.
Die Methodik leitet Sie Schritt für Schritt durch das gesamte Projekt – von der Planung über die Implementierung bis hin zum finalen Go-Live. SAP Activate liefert nicht nur einen klaren Plan, sondern auch praxiserprobte Best Practices, Vorlagen und Tools. Ziel ist es, das Projekt schnell, strukturiert und mit minimalen Risiken zum Erfolg zu führen.
Dabei ist es egal, ob man in der Cloud, On-Premises oder in einer Hybrid-Umgebung unterwegs ist – SAP Activate passt sich den individuellen Anforderungen an. Die Methodik verspricht eine strukturierte und agile Implementierung von SAP S/4HANA. Doch in der Praxis lauern einige Stolpersteine.
Dieser Beitrag beleuchtet die häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, und zeigt bewährte Best Practices für eine erfolgreiche Umsetzung.
Herausforderung 1: Fit-to-Standard ist schwieriger als gedacht
Die Idee von Fit-to-Standard ist einfach: Anstatt das ERP-System an bestehende Prozesse des Unternehmens anzupassen – wie es früher oft gemacht wurde – überprüft das Unternehmen, inwieweit die eigenen Geschäftsprozesse an die Standardprozesse der SAP angepasst werden können.
Doch in der Praxis zeigt sich oft ein anderes Bild: Viele Unternehmen haben ihre bestehenden Prozesse über Jahre optimiert und angepasst. Sie sind es gewohnt, ihre Arbeitsweise exakt so im System abzubilden – oft mit vielen kundenspezifischen Erweiterungen. Das Umdenken hin zu standardisierten Prozessen fällt schwer.
Hinzukommt, dass Teams und Führungskräfte oft die Notwendigkeit von Anpassungen überschätzen. Viel zu schnell wird Customizing als „unverzichtbar“ angesehen. Und das, obwohl ein Standardprozess mit minimalen Änderungen ebenso gut funktionieren kann. Das Resultat: Mehraufwand, höhere Kosten, ein unflexibles System und vor allem komplexere Wartung.
Lesson Learned
1. Change Management von Anfang an einplanen
Warum? Viele Mitarbeitende sind an ihre alten, individuell angepassten Prozesse gewöhnt. Wenn sie nicht frühzeitig in den Veränderungsprozess eingebunden werden, kann es zu Widerstand kommen.
Wie? Frühe Kommunikation, Schulungen, Feedback-Kanäle und Change Agents helfen, Akzeptanz zu schaffen.
2. Entscheider frühzeitig einbinden
Warum? Die Unternehmensführung und wichtige Entscheidungsträger müssen den strategischen Nutzen von Fit-to-Standard verstehen und unterstützen.
Wie? Starten Sie damit, die Strategie zu erklären. Legen Sie fest, wer entscheidet, ob eine Ausnahme vom Standard gemacht wird. Binden Sie außerdem das Top-Management als Vorbild ein.
3. Standard-Prozesse konsequent prüfen
Warum? Individuelle Anpassungen verursachen langfristige Kosten und Wartungsaufwand.
Wie? Dabei können Fit-to-Standard-Workshops oder Workarounds helfen. Setzen Sie Erweiterungen nur dann um, wenn sie absolut nötig sind.
Herausforderung 2: Agil arbeiten in einer traditionellen Organisation
SAP Activate setzt stark auf agile Methoden. Prinzipiell klingt das gut: Schnellere Entscheidungen, mehr Flexibilität und iterative Verbesserungen.
In der Realität stoßen viele Unternehmen jedoch an ihre Grenzen. Traditionelle Hierarchien, langwierige Freigabeprozesse und eine Kultur, die auf klare Planbarkeit setzt, stehen der Agilität im Weg. Besonders in stark regulierten Branchen oder Konzernen ist ein rein agiler Ansatz kaum realisierbar.
Ein weiteres Problem ist das fehlende agile Mindset. Mitarbeiter, die jahrelang in klassischen Wasserfall-Projekten gearbeitet haben, sind oft unsicher, wie agile Methoden funktionieren. Die Erwartungshaltung an Agilität ist häufig nicht klar definiert. Manche denken, agile Projekte bedeuten fehlende Planung oder ständige Änderungen, was zu Widerstand führt.
Lesson Learned
1. Agilität an die Unternehmenskultur anpassen
Warum? Agilität funktioniert nicht nach Schema F – Unternehmen haben unterschiedliche Strukturen und Reifegrade.
Wie? Setzen Sie auf hybride Ansätze, wie beispielsweise eine Mischung aus klassischem Projektmanagement und Scrum oder Kanban. Berücksichtigen Sie die Kultur im Unternehmen und führen Sie die Software schrittweise ein.
2. Mitarbeiter gezielt schulen
Warum? Ohne Verständnis für agile Methoden bleiben Prozesse ineffizient.
Wie? Praxisnahe Trainings und Learning-by-Doing helfen dabei. Auch klare Rollen und Verantwortlichkeiten sollten definiert werden.
3. Agile Prinzipien praxistauglich umsetzen
Warum? Agilität soll helfen, Projekte besser zu steuern – nicht komplizierter machen. Es geht nicht darum, Regeln strikt zu befolgen, sondern um den echten Nutzen.
Wie? Nutzen Sie nur die Methoden, die dem Team wirklich helfen.
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Herausforderung 3: Die Explore-Phase wird unterschätzt
Die Explore-Phase ist entscheidend für den Erfolg eines SAP-Projekts. In dieser Phase werden dem Kunden die Standardprozesse im System gezeigt. Er kann dann entscheiden, ob er den Prozess in der bestehenden Form übernimmt. Alternativ lässt sich der Prozess individuell anpassen.
Oft wird diese Phase jedoch nicht ernst genug genommen. Es fehlt an Klarheit über die wichtigsten Prozesse. Kritische Themen werden häufig erst in späteren Projektphasen erkannt. Das führt zu Verzögerungen, höheren Kosten und unnötigen Anpassungen.
Lesson Learned
1. Key User müssen gut vorbereitet sein
Warum? Sie sind die Brücke zwischen IT und Fachbereichen und kennen die Prozesse am besten.
Wie? Binden Sie die Key User frühzeitig ein und schulen sie Sie. Außerdem müssen sie aktiv in Tests und Workshops einbezogen werden.
2. Prozesse detailliert analysieren
Warum? Früh erkannte Schwachstellen sparen Zeit und Kosten.
Wie? Durchleuchten Sie kritische Abläufe, um Engpässe zu identifizieren und zu dokumentieren.
3. Quality-Gates nutzen
Warum? Werden Fehler früh erkannt, können Sie sich teure Nachbesserungen sparen.
Wie? Planen Sie regelmäßige Prüfungen nach Meilensteinen ein.
Herausforderung 4: Testing wird vernachlässigt
Viele SAP-Projekte fokussieren sich zu stark auf die Implementierung. Tests werden oft als Nebensache behandelt oder am Ende in zu knappen Zyklen durchgeführt.
Ein weiteres Problem: Fehlende Teststrategie. Unternehmen unterschätzen den Aufwand für strukturierte Tests. Kritische Szenarien werden oft nicht umfassend geprüft oder nicht genug Ressourcen zum Testing zur Verfügung gestellt.
Lesson Learned
1. Frühzeitig testen
Warum? Fehler am Ende des Projekts sind teuer und riskant.
Wie? Nehmen Sie sich Zeit für kontinuierliches Testing.
2. Strukturierte Testpläne entwickeln
Warum? Chaotische Tests führen zu Lücken und Unsicherheiten.
Wie? Mit SAP Cloud ALM können Sie klare Testabläufe und Verantwortlichkeiten definieren.
3. Testumgebungen realistisch gestalten
Warum? Tests müssen reale Szenarien widerspiegeln, sonst sind sie wertlos.
Wie? Nutzen Sie Echtdaten oder realistische Testfälle, um praxisnahe Ergebnisse zu erhalten.
Herausforderung 5: Die Transformation hin zu einem neuen System wird unterschätzt
Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität der technischen Umstellung. Besonders Datenmigration und Schnittstellen erweisen sich oft als problematisch.
Daten aus Altsystemen müssen bereinigt, transformiert und migriert werden. Schnittstellen zu anderen Systemen müssen angepasst oder neu entwickelt werden. Wenn dies nicht frühzeitig eingeplant wird, kann es zu massiven Verzögerungen kommen.
Lesson Learned
1. IT-Architektur und Datenstrategie frühzeitig definieren
Warum? Eine unklare Strategie führt zu Chaos bei der Migration und Integration.
Wie? Planen Sie Architektur, Datenflüsse und Schnittstellen bereits in der Prepare-Phase – nicht erst während der Umsetzung.
2. Experten für Datenmigration einbinden
Warum? Falsche oder unvollständige Daten bremsen das gesamte Projekt.
Wie? Involvieren Sie Spezialisten frühzeitig, legen Sie eine Migrationsstrategie fest und führen Sie Testläufe durch.
Fazit: SAP Activate ist kein Selbstläufer
SAP Activate bietet ein starkes Framework für die Implementierung von SAP-Lösungen – doch ein Erfolg ist nicht garantiert. Jedes Unternehmen hat eigene Herausforderungen, die individuell gemeistert werden müssen.
Ein erfolgreiches SAP-Projekt braucht strategische Planung,eine offene Denkweise und ein starkes Change Management. Es reicht nicht aus, SAP Activate nur als technische Anleitung zu betrachten. Vielmehr sollte es als ganzheitlicher Transformationsansatz verstanden werden, der Geschäftsprozesse, Unternehmenskultur und Technologie miteinander verbindet.
Wer von SAP Activate profitieren möchte, sollte es als Chance zur Unternehmensentwicklung sehen. Die Einführung von einem Cloud ERP ist nicht nur eine IT-Umstellung. Sie ist eine Gelegenheit, Prozesse zu modernisieren, Silos aufzubrechen und nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen.
Mit der richtigen Strategie kann SAP Activate mehr als nur eine Methode sein – es kann der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation werden.
