Beschäftigte der Vorfeldkontrolle, Mitarbeitende der Immobilienverwaltung oder Personal der Gepäckförderanlagen – mit über 17.000 Mitarbeitern aus 14 Konzerngesellschaften ist das Personal der Fraport AG nicht nur umfangreich, sondern auch sehr unterschiedlich. Eine besondere Herausforderung für das Human Capital Management-System, da nicht nur personenbezogene Daten sensibel und korrekt bearbeitet, sondern auch divergierende Betriebsvereinbarungen im System abgebildet werden müssen. Daneben gilt es auch Änderungen verschiedener Bereiche so umzusetzen, dass sich die für einen sehr eingeschränkten Personenkreis geltenden Anforderungen nicht auf andere auswirken. Ein Beispiel: Beziehen sich spezielle Vergütungsregeln nur auf das Personal der Gepäckförderanlagen, betrifft diese Regelung nur einen sehr eingeschränkten Beschäftigtenbereich. Andere Beschäftigungsgruppen sollten bei einer Anpassung keine Auswirkungen feststellen. Denn Änderungen, die falsch angewandt bzw. umgesetzt werden, könnten fatale Auswirkungen auf die Abrechnung zur Folge haben.
Verlässlichkeit und Qualität in der Abrechnung
Ähnlich wie ein sicherer Flugbetrieb, gilt es auch die Verlässlichkeit und Qualität in der Abrechnung mit dem eingesetzten SAP HCM zu gewährleisten. Für diese Kernaufgabe in der Entgeltabrechnung sowie für alle weiteren Vorhaben im HR-Bereich hat sich Fraport für die intelligente Softwarelösung FIS/hrd entschieden. „Weil wir eine hohe Veränderungsgeschwindigkeit in den Betriebsvereinbarungen, Arbeitsplänen, Änderungen der Systeme und on top der gesetzlichen Anforderungen haben, wünschten wir uns eine Toolunterstützung, die flexibel und sicher auf all diese Aufgaben reagiert“, erklärt Werner Erbes, Produktmanager SAP HCM bei Fraport. Zudem gelang mit FIS als Partner eine zügige Implementierung, da Schemen und Regeln in der Zeitwirtschaft erfolgreich konfiguriert werden konnten. „Gerade im Personalwesen – im Besonderen in der Zeitabrechnung – sind Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit aller eingesetzten Softwarelösungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Nicht nur für einzelne Bereiche, sondern auch für den gesamten Unternehmenserfolg“, weiß Christian Busch, Sales bei der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH. Mittlerweile ist beim Flughafenbetreiber das Tool FIS/hrd ein wesentlicher Bestandteil von SAP HCM. Um datenschutzkonform und revisionssicher zu sein, wird das System zusätzlich noch durch Lösungen der FIS ergänzt, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Vor der Einführung der intelligenten Software war der Wunsch nach nachvollziehbareren Prozessen groß. Denn bislang war es kaum möglich, Änderungen mehrerer Kollegen parallel im System durchzuführen und einzusehen. Konkret fehlte die Nachvollziehbarkeit, welcher Stand der Abrechnung, der Schemen und Regeln im Produktivsystem für welche Abrechnung genutzt wurde. Dies änderte sich mit Einführung des neuen Systems: „Mit ihm sind wir ganz anders aufgestellt. Besonders unter dem hohen Druck ständiger Veränderungen, Anforderungen oder neuer Betriebsvereinbarungen können wir nun die Qualität gleichbleibend sicherstellen“, bestätigt Erbes. So mussten beispielsweise nach dem Wiederanlauf bei Corona Regeln, die eigentlich für Mitarbeiter im operativen Bereich gelten, auch für administrative Mitarbeiter Anwendung finden, damit Fraport jederzeit genug Personal für den Betrieb des Flughafens sicherstellen konnte. Zudem können mit dem Tool nun Tests mit der erforderlichen Qualität unter Berücksichtigung des Datenschutzes im Entwicklungssystem frühzeitig stattfinden, um potenzielle Fehlerquellen zu erkennen. Möglich wird dies, da den Mitarbeitern der IT-Abteilung die Testdaten anonymisiert auf dem Entwicklungssystem zur Verfügung gestellt werden. Ein Zugriff auf personenbezogene Daten erfolgt nicht. Die Tests im Entwicklungssystem zu beschleunigen gelingt, indem die IT-Abteilung jederzeit nachvollziehen kann, welche Änderungen sich auf welche Bereiche und auf welches Element auswirken. Das Zusammenspiel zwischen HR und IT gestaltet sich so, dass fachliche Anforderungen aus dem Bereich HR an die Informations- und Kommunikationsdienstleistungen – den interner IT-Dienstleister – für die Implementierung spezifiziert und zur weiteren Umsetzung übergeben werden.
Ein weiterer Vorteil betrifft die Sichtbarkeit von Änderungen: werden Anpassungen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern durchgeführt, zeigt das System diese an. So sehen Mitarbeitende bspw., wer gerade an gewissen Bereichen der Schemen und Regeln arbeitet, und können verhindern, dass Änderungen, die noch nicht fertig entwickelt sind, ins Produktivsystem gelangen. Auch im Bereich der Zeitwirtschaft werden nicht alle Implementierungen selbst vorgenommen, sondern in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Da die Fraport-IT aber auch selbst jederzeit in der Lage sein möchte, Anpassungen vorzunehmen, ist es immens wichtig, zu erkennen, ob gerade an einem gewissen Bereich gearbeitet wird. Eine Funktion, die mit Standard SAP HCM nicht möglich ist, aber durch den zusätzlichen Einsatz von FIS/hrd real wurde.
Fazit: Die hohe Datenqualität spart Zeit, entlastet die Verantwortlichen in der Personalabteilung und IT, und gewährleistet auf diese Art und Weise eine sehr hohe Qualität, Sicherheit aber auch Effizienz beim Management der HR-Systeme. SAP HRM ist die perfekte Lösung, um alle Anforderungen im Personalwesen abzudecken. Die FIS/hrd-Tools ergänzen das im Standard voll integrierte Tool im SAP-System, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit dieser Daten vollends zu gewährleisten.
