Was ist Customer Vendor Integration?
Im neuen ERP-System SAP S/4HANA werden Kunden- und Lieferantenstammdaten über den Business Partner konsolidiert gespeichert.
In der Praxis muss dementsprechend sichergestellt werden, dass die unterschiedlichen Datensichten – allgemeine Kunden- und Lieferantendaten inklusive Partnerrollendaten – immer korrekt synchronisiert sind.
Das ist insbesondere bei integrierten Systemlandschaften wichtig, wo das SAP ERP-System angebundene Systeme mit Stammdaten versorgt.
Die Systemkomponente, welche die Geschäftspartnerdaten miteinander abgleicht, wird als Customer Vendor Integration (CVI) bezeichnet. Die Komponente arbeitet grundsätzlich in beide Richtungen.
- Im täglichen Betrieb: Geschäftspartnerdaten mit den zugehörigen Kunden- und Lieferantendaten abgleichen (vom Business Partner in Richtung Kunde/Lieferant)
- Bei der Migration auf S/4HANA: Kunden- und Lieferantenstämme werden in einem Geschäftspartner-Stammsatz konsolidiert (vom Kunden/Lieferanten in Richtung Business Partner)
Wichtige Projekt-Schritte bei der Migration auf den SAP Business Partner
Nachfolgend sind vier praktische Empfehlungen für die technische und organisatorische Umsetzung der Migration von Kunden- und Lieferantenstammsätzen auf den SAP Business Partner aufgeführt.
- Datenbereinigung: Möglichst früh starten
Die Datenbereinigung und Duplikatsprüfung der vorhandenen Kunden- und Lieferantenstammsätze im Vorfeld der Customer Vendor Integration stellt den aufwendigsten Aufgabenblock bei der Datenmigration dar. Aus diesem Grund sollte die Bereinigung möglichst frühzeitig angegangen werden.
Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen zu Beginn stellen sollten, betrifft den Umfang der zu übernehmenden Stammsätze: Welche Kunden und Lieferanten sollen überhaupt in SAP S/4HANA übernommen werden?
Um den Migrationsaufwand zu reduzieren, können Unternehmen beispielsweise festlegen, dass nur „aktive“ Kunden und Lieferanten übernommen werden. Das heißt, Kunden und Lieferanten, mit denen beispielsweise in den letzten zwei oder drei Jahren eine geschäftliche Transaktion stattgefunden hat. Nicht benötigte Stammsätze werden anschließend archiviert.
Der Prüf- und Bereinigungsaufwand reduziert sich demzufolge signifikant. - BP-Konzept: Tatsächliche Anwendungsfälle abbilden
Im Rahmen des BP-Customizings müssen zunächst gemeinsam mit den Fachbereichen verschiedenste Punkte festgelegt werden, wie beispielsweise die konkreten Ausprägungen, Geschäftspartnerrollen, Beziehungen, Gruppierungsmerkmale sowie weitere Parameter. Hierbei ist entscheidend, dass das zukünftige Stammdaten-Konzept die tatsächlichen Anwendungsfälle im Unternehmen abdeckt.
Als Folge dieser engen Abstimmung wird den Anwendern die Arbeit in S/4HANA erleichtert und die Stammdaten sind stets transparent ersichtlich und nachvollziehbar dokumentiert. - Schulung: Betroffene Mitarbeiter einbeziehen
Mit Kunden- und Lieferantendaten wird überall im Unternehmen gearbeitet: im Einkauf und Verkauf, in der Buchhaltung, aber auch in der Logistik und vielen weiteren Abteilungen. Da die Stammdatenansicht und -pflege in S/4HANA über eine neue Transkation erfolgt (Transaktion „BP“ beziehungsweise „GP“ für Business Partner oder Geschäftspartner), bedeutet das für die Mitarbeiter eine Umstellung, die nicht zu unterschätzen ist.
Alle betroffenen Anwender müssen gründlich in der Bedienung der neuen Transaktion geschult werden, damit die Stammdatenpflege nach dem Go-live nicht zum „Flaschenhals“ wird. - Customer Vendor Integration: Intensives Testen notwendig
In mehreren Tests muss abschließend geprüft werden, ob die Stammdatenqualität ausreicht, damit Kunden- und Lieferantenstämme zu Business Partnern zusammengeführt werden können. Für diesen Schritt sind mehrere Voraussetzungen zu erfüllen. Unter anderem muss die Postanschrift bei Kunde und Lieferant übereinstimmen. Zuvor müssen die beiden Stammsätze über eine SAP-Tabelle verknüpft werden. Denn nur konsistent gepflegte Stammdaten können reibungslos in das neue ERP-System überführt werden.
Nützlich kann in diesem Zusammenhang der Einsatz eines Stammdaten-Tools sein. Mit einem integrierten ML-Algorithmus werden diese Daten automatisiert abgeglichen und die Dubletten bereinigt. Nicht ausgefüllte Felder werden durch die intelligente Software automatisiert befüllt.
So wird der manuelle Aufwand beim Datenabgleich auf ein Minimum reduziert.
Keine Angst vor der Customer Vendor Integration
Der Business Partner als neues S/4HANA-Stammdatenobjekt für Kunden und Lieferanten bietet viele Vorteile, insbesondere weniger Pflegeaufwand und eine höhere Datenqualität.
Die Übernahme der Kunden- und Lieferantenstammdaten ist jedoch ein komplexes und aufwendiges Teilprojekt bei der S/4HANA-Migration. Setzen Unternehmen die dabei durchzuführenden Aufgaben – insbesondere die Datenbereinigung – jedoch gewissenhaft und im Zeitplan um, haben sie eine wesentliche Hürde für einen reibungslosen Go-live überwunden.
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