Die SAP Signavio Business Transformation Suite vereint die Produkte SAP Signavio Process Insights, SAP Signavio Process Intelligence, den SAP Signavio Collaboration Hub sowie den SAP Signavio Process Manager.
Letzterer ist ein praktisches Werkzeug des SAP-Signavio-Portfolios. Mit diesem können Geschäftsprozesse modelliert und deren Leistungsfähigkeit simuliert werden.
In diesem Beitrag werde ich Ihnen die Funktionsweise des SAP Signavio Process Managers erklären. Als Beispiel dient der in Abbildung 1 vereinfacht dargestellte Auftragsprozess (Order-to-Cash).
Vorbereitende Schritte
Um eine Simulation zu ermöglichen, müssen hinter jedem Einzelschritt des Prozess-Diagramms, im Reiter „Attribute“, die jeweiligen individuellen Werte gepflegt werden.
Dazu gehört einerseits die Ausführungszeit in Minuten sowie die Kosten der jeweiligen Ausführung. So wird beispielsweise für den ersten Schritt „Auftrag anlegen“ eine Ausführungszeit von 10 Minuten und Kosten von 3,50 Euro angenommen.
Für die erste Simulation ergeben sich folgende Werte:
| Prozessschritt | Ausführungszeit | Kosten pro Ausführung |
|---|---|---|
| Auftrag anlegen | 00:10:00 min | 3,50 € |
| Auftragsbestätigung versenden | 00:01:00 min | 0,50 € |
| Rechnung erstellen | 00:05:00 min | 2,50 € |
| Rechnung versenden | 00:01:00 min | 0,50 € |
| Rechnung ausziffern | 00:03:00 min | 1,50 € |
| Lieferpriorisierung prüfen | 00:02:00 min | 1,00 € |
| Expressversand vorbereiten | 00:05:00 min | 2,00 € |
| Standardversand vorbereiten | 00:03:00 min | 1,00 € |
| Bestellte Ware versenden | 00:02:00 min | 2,50 € |
Bevor die Simulation starten kann, müssen auch auf dem Startereignis und dem Gateway folgende Parameter gepflegt werden:
- Die Häufigkeit des Startereignisses pro Jahr. Im vorliegenden Beispiel muss also angegeben werden, wie viele Aufträge pro Jahr erfasst werden.
- Die Verteilung der Häufigkeit von Gateways, beispielsweise: 0,3 und 0,7. Hierbei ist zu beachten, dass die Summe der beiden Wahrscheinlichkeiten 1,0 ergeben muss. Für den Anwendungsfall bedeutet das, dass in 30 Prozent der Fälle ein Auftrag eines Premium Kunden eingeht. In 70 Prozent der Fälle handelt es sich um keinen Premium Kunden und der Standardversand wird vorbereitet.
Während und am Ende der Attributs-Befüllung, kann mithilfe des Personal- und Kostenrechnungschecks geprüft werden, ob alle Angaben vollständig sind. Fehlen Informationen so wird dies an der entsprechenden Stelle gekennzeichnet.
Durchführung der Simulation
Die eigentliche Simulation erfolgt aus dem SAP Signavio Process Manager heraus. Hierfür wird der zu simulierende Prozess ausgewählt. Danach muss unter dem Reiter „Bearbeiten“ der Menüpunkt „BPMN-Diagramm simulieren“ ausgeführt werden:
Hierbei lassen sich unterschiedliche Funktionen auswählen:
- Schritt-für-Schritt-Simulation
- Einzelfallsimulation
- Simulation mehrerer Fälle
In unserem Beispiel sind das 40 Aufträge pro Tag, was 200 Aufträgen pro Woche entspricht.
Außerdem lässt sich die gewünschte Frequenz der Durchläufe individuell festlegen. Im konkreten Anwendungsfall kommt das Startereignis „Bestelleingang“ immer von Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr vor.
Zusätzlich lassen sich die Ressourcen konfigurieren, also ob je Abteilung – hier Vertrieb und Logistik – jeweils eine oder mehrere Personen arbeiten. Auch die jeweiligen Arbeitszeiten, sowie die stündlichen Kosten können hier gepflegt werden.
Am Ende der ersten Ausführung werden neben dem Prozessbild auch die Durchlaufzeit, die Kosten und ein möglicher Flaschenhals im Prozessablauf angezeigt:
Hier wird deutlich, dass in einer Arbeitswoche nicht alle Aufträge bis zum Abschluss kommen, da Bottlenecks im Vertrieb vorliegen, die mittig im Prozess gekennzeichnet sind.
Der sogenannte Flaschenhals (engl. Bottleneck) kennzeichnet den Prozessschritt mit der höchsten Auslastung. An dieser Stelle kommt es zu Verzögerungen, die den gesamten Prozessablauf hemmen.
Die Ursache ist, dass alle Schritte sequenziell ablaufen und es nur einen Vertriebsmitarbeiter gibt. Vor einer erneuten Simulation wird nun die Anzahl der Mitarbeiter im Vertrieb auf zwei erhöht. Die Arbeitszeiten sowie stündlichen Kosten, werden als identisch angenommen.
Daraufhin erfolgt die erneute Simulation. Rechts neben dem Prozessbild erscheinen nun zum Vergleich die Werte des aktuellen und des letzten Laufs.
Das Ergebnis der zweiten Ausführung zeigt, dass von 200 einlaufenden Aufträgen tatsächlich 199 Aufträge in der geplanten Wochenarbeitszeit geschafft werden. Um die geforderten Auslieferungen in der gewünschten Zeit zu erledigen, bedarf es also der Einstellung eines weiteren Vertriebsmitarbeiters.
Wie bereits erwähnt, gibt es in der Simulation vier Stellschrauben: Kosten, Dauer, Frequenz und Ressourcen. Die fünfte Stellschraube, eine Anpassung des Prozesses an sich, könnte aber auch noch weiteres Potential bieten. Die gewonnenen Erkenntnisse werden dann wieder im SAP Signavio Process Manager umgesetzt.
Fazit
Die Prozess Simulation mit dem SAP Signavio Process Manager ist ein hilfreiches Werkzeug um zuvor modellierte Prozesse – seien es existierende oder geplante – auf Ihre Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit in einer simulierten Realität zu prüfen. Bei Bedarf können Sie diese nachjustieren, bevor die Prozesse in die Praxis umgesetzt werden. Prozesse können so für alle verständlich und nachvollziehbar in transparenten Prozesslandschaften dokumentiert werden.
