Rechnungsprüfung – jeder Buchhalter kann ein Lied davon singen, was hier alles an Arbeit dahintersteckt. Viele Unternehmen haben bereits Software im Einsatz, die Rechnungsprüfung und -verarbeitung digitalisiert und teilweise automatisiert und damit die Arbeit bereits erheblich erleichtert.
Oft ist diese Automatisierung aber begrenzt, sodass trotzdem noch viel manueller Aufwand für den Rechnungsprüfer entsteht.
Sucht man nach einer Lösung für dieses Problem, stößt man häufig auf den Begriff „Dunkelbuchung“. Aber was bedeutet das eigentlich? Im Dunkeln buchen? Tatsächlich lässt sich feststellen, dass dieser Begriff genau das beschreibt, was auch damit gemeint ist.
Als Dunkelbuchung bezeichnet man den vollautomatisierten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung ohne menschliches Eingreifen.
Sie fragen sich, wie das funktionieren kann? Darauf gehe ich im folgenden Artikel näher ein.
Zunächst aber die Frage: Haben Sie schon „digitalisiert“?
Diese Frage ist schnell gestellt – die Antwort ist schon umfangreicher. Denn die Dunkelbuchung setzt einen digitalisierten Rechnungseingangsprozess voraus. Dieser bildet die Basis und garantiert bereits viele Optimierungen, die Ihnen und Ihrem Finanzteam die Arbeit im Tagesgeschäft erleichtern. Die Dunkelbuchung bildet dann das „Sahnehäubchen“ in diesem Prozess. Denn von manuellen oder teilautomatisierten Abläufen setzt man erweitert auf vollautomatisierte Prozesse.
Vor dem Hintergrund des fortwährenden Fachkräftemangels bieten vollautomatisierte Abläufe eine gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Somit schaffen Sie Ihrem Finanzteam mehr Freiraum, um das Know-how für wertschöpfende Finanzthemen einzusetzen.
Des Weiteren kann die Durchlaufzeit der Belege verringert werden, was wiederum eine positive Auswirkung auf Ihren Zahlungsprozess hat. Rechnungen werden schneller beglichen, was Ihnen ein positives Standing bei Ihren Lieferanten verschafft. Vor dem Hintergrund von Lieferengpässen ist das ein nicht zu vernachlässigender Aspekt.
Sollten Sie noch keinen digitalisierten Rechnungseingangsprozess haben, dann wäre dies der erste Schritt, den Sie angehen sollten, um die Dunkelbuchung als finales Ziel zu definieren.
Leistungsfähige Prozesse durch KI
Inhalte des Whitepapers
Wie kann ein digitalisierter Rechnungseingangsprozess inklusive Dunkelbuchung aussehen?
- Papierlose Rechnungen gehen in Ihrem Unternehmen ein.
- Sie werden mittels einer Software ausgelesen (Belegerkennung und/oder EDI).
- Die übermittelten Daten werden aufbereitet und an SAP übergeben.
- Mithilfe intelligenter Add-ons werden die Daten im SAP erfasst, abgeglichen und – wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind – dunkel gebucht.
- Die Rechnungsdateien stehen Ihnen im Archiv zur Verfügung und die Abläufe können im Nachgang anhand der Historie nachvollzogen werden.
Diese kompakte Aufzählung zeigt, wie der Prozess im Idealfall aussehen kann. Um diesen so abzubilden, sind allerdings einige Aufgaben zu erledigen.
Was gilt es in Vorbereitung auf die Dunkelbuchung zu tun?
Zuerst sollte ein Blick auf die vorgelagerten Prozesse innerhalb der Supply Chain geworfen werden.
Setzen Sie innerhalb des SAP-Moduls MM auf Abläufe mit entsprechenden (logistischen) Bestellbestätigungen. Das verschafft Ihnen viele Vorteile für den späteren Rechnungseingang. Denn so haben Sie bereits eine Historie im SAP-System, auf die Sie entsprechend aufsetzen können. Bevor eine Bestellung ausgeführt wird, wird diese durch einen Workflow genehmigt. Die Genehmigung ist somit in Ihrem System hinterlegt und muss später – im Rechnungseingang – nicht mehr eingeholt werden.
Arbeiten Sie mit Bestellbestätigungen Ihrer Lieferanten. So können Sie Abweichungen bereits vor dem Rechnungseingang feststellen. Auftretende Differenzen werden schon vor Waren- und/oder Rechnungseingang erkannt und beeinflussen den automatischen Rechnungseingang nicht negativ.
Buchen Sie Ihren Wareneingang zeitnah und unmittelbar nach Erhalt der Ware. Somit weiß Ihr System, welche Waren zu welcher Bestellung bereits im Unternehmen sind und bezahlt werden können. Da diese Aufgaben nicht unmittelbar im Finanzbereich liegen, bedarf es hierzu eine übergreifende Abstimmung mit den Bereichen Einkauf und Logistik.
Es gilt außerdem, alle Bereiche von der Prozessoptimierung zu überzeugen, da sie einen Benefit für die kompletten Supply Chain bereit hält. Ihr Finanzteam sollte der Träger dieser Prozessoptimierung sein, da alle vorgelagerten Optimierungen Ihnen den gewünschten Freiraum verschaffen.
Jetzt aber wieder zurück in den Finanzbereich. Sie haben nun einen digitalisierten Rechnungseingangsprozess, wodurch die Rechnungsdaten ausgelesen, geprüft und bei bestellbezogenen Rechnungen automatisch gegen die aus dem SAP-System ausgetrennten Kreditorenstammdaten und ebenfalls täglich extrahierten offenen Bestellungen abgeglichen werden. Sind die Inhalte danach inhaltlich richtig und vollständig, steht der Dunkelbuchung in der Regel nichts mehr im Weg.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steigert nicht nur die Effizienz, sondern beschleunigt auch die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Es ist außerdem eine Chance, veraltete Prozesse und Abläufe zu optimieren und auf ein höheres Level der Digitalisierung zu heben. Hohe Dunkelbuchungsquoten führen darüber hinaus auch zu erheblichen Potenzialen zur Kosteneinsparung.
Zukünftig liegt der Fokus nur noch auf Rechnungen, die inkorrekt sind oder auf solchen, bei welchen Daten fehlen. Lediglich diese fehlerhafte Rechnungen müssen im Nachgang manuell bearbeitet und korrigiert werden.
Wo liegen Hemmungen oder Gründe, die gegen die Dunkelbuchung sprechen?
„Der Prozess, Rechnungen dunkel zu verarbeiten ist unsicher und mit hohen Risiken verbunden“, so oder so ähnlich äußern sich Anwender oder Manager, wenn es um das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung geht.
Fragt man genauer nach, ist es aber oft das fehlende Vertrauen in die Technologie und der Kontrollverlust, was viele Unternehmen noch davon abhält. Ein System was die etablierte Arbeitsweise und über Jahre gelebten Arbeitsabläufe verändert, führt erfahrungsgemäß immer erstmal zur Unsicherheit.
Eines der wichtigsten Erfolgskriterien ist sicherlich die Auswahl einer passenden Lösung sowie eines starken Partners. Hierbei geht es nicht nur um die erfolgreiche Realisation des Projekts, sondern vielmehr um eine nachhaltige Unterstützung mit dem entsprechenden Serviceangebot.
Fazit
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Hinblick auf die Dunkelbuchung bietet Unternehmen die Möglichkeit der Effizienzsteigerung und Prozessbeschleunigung. Wer sich an die Königsdisziplin der Dunkelbuchung wagt, wird die positiven Effekte schnell spüren.
Allerdings bedarf dieses Vorhaben einer umfassenden Reflexion etablierter Geschäftsprozesse sowie Arbeitsabläufe. Ebenfalls dürfen vor- sowie nachgelagerte Prozesse nicht vernachlässigt werden. Die Automatisierung des Rechnungseingangs ist unvermeidlich mit einem hohen Initialaufwand verbunden, allerdings kann so ein Projekt auch eine Chance sein, sich mit der eigenen Unternehmensstruktur auseinanderzusetzen.
Besonders die Auswahl eines erfahrenen und zuverlässigen Dienstleistungspartners, welcher über das notwendige Know-how verfügt, ist in diesem Fall der zentrale Erfolgsfaktor.
