Vor einigen Jahren konnte die Personalarbeit und Personalverwaltung zumindest in kleineren Unternehmen noch mithilfe von Excel-Tabellen und einem Dienstleister für die Lohnabrechnung organisiert werden.
Doch die Anforderungen an modernes Personalmanagement sind seitdem stark gestiegen und haben sich verändert. Zusätzlich hat die Coronakrise Unternehmen – und somit auch Human Resources – ins digitale Zeitalter katapultiert.
Wer Anfang 2020 noch auf eine weitgehend händische Personalverwaltung setzte, musste im Lockdown schnell feststellen, dass die veränderten Bedingungen – wie überwiegende Arbeit im Homeoffice – damit kaum zu stemmen sind.
Dass Personalakten, die in Aktenschränken im Personalbüro eingeschlossen waren, nicht spontan einsehbar waren und dass Bewerbungen nur noch schwer gemanagt werden konnten.
Kein Wunder, dass die Nachfrage nach digitalen Personalakten, nach Self-Service-Funktionen, professionellen Bewerbermanagement-Lösungen und weiteren Funktionalitäten von Personalmanagement-Software seitdem stark angestiegen ist. Immerhin entlastet Human-Resources-Software die Personalabteilungen, verbessert die Chancen bei der Personalsuche und bindet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser ans Unternehmen.
Was HR-Software heute leisten sollte
Das Einbinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die intelligente Vernetzung der HR-Daten und damit der mobile Zugriff, haben in den Unternehmen derzeit die höchste Priorität bei der Neueinführung eines Human Resources Management Systems.
Zum einen gilt es, die HR-Prozesse und alle relevanten Informationen möglichst gut in der Software abzubilden, um ein effizientes Personalmanagement zu ermöglichen. Zum anderen müssen alle Beteiligten von Personalreferenten bis zu Führungskräften, das Top-Management sowie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die Personal-Software angebunden werden, damit ihnen die benötigten Funktionen nutzerfreundlich und mobil zur Verfügung gestellt werden können.
Eine moderne HR-Software – mit anwenderfreundlichen Mitarbeiter-Self-Services und Manager-Self-Services – deckt beispielsweise die Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Adressänderungen, Krankmeldungen und viele andere Funktionen automatisiert ab.
Diese können dank der Software rund um die Uhr digital und selbsterklärend genutzt werden. Für alle Beteiligten ergeben sich dadurch erhebliche Zeiteinsparungen sowie mehr Transparenz. Im Personalmanagement können digitale und effiziente Prozesse realisiert werden. Zugleich fühlen sich die Beschäftigten besser in die Abläufe eingebunden und können ihre Daten in der Software einsehen und selbstständig pflegen.
Wo HR-Software besonders gut unterstützt
Eine Human-Resources-Software sollte zunächst alle wichtigen HR-Kernprozesse abdecken: vom Bewerbermanagement bis Onboarding, von Personalentwicklung bis Talent Management. Auch sollten Kernprozesse, wie die Lohnabrechnung, Zeitwirtschaft oder das Organisationsmanagement mithilfe der Software digital abgebildet werden. Hier bieten Self-Service-Funktionen und eine mobile Verfügbarkeit der digitalen Personalakte viele Vorteile.
Die Software unterstützt die HR-Abteilung besonders gut, wenn Mitarbeitende im gesamten Employee Lifecycle über die Software betreut werden können. Dazu ist es wichtig, dass die Personalstammdaten in der HR-Software zentral gemanagt und in allen Bereichen des Personalmanagements genutzt werden können.
Im Recruiting ist es zudem sinnvoll, interessante Bewerber, die nicht eingestellt werden konnten, mithilfe der Software ans Unternehmen zu binden. Das heißt, das System sollte es ermöglichen, einen Talentpool aufzubauen und die dort gespeicherten Talente wieder zu kontaktieren.
Die Vorteile digitalisierter HR-Prozesse
- Die Zeit- und Kostenersparnis für die HR-Abteilung ist der offensichtlichste Pluspunkt einer HR-Software: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Personalwesen werden bei administrativen Aufgaben entlastet und haben mehr Kapazitäten für die qualitative Betreuung der Mitarbeitenden und die strategische Weiterentwicklung der Personalarbeit.
- Eine Minimierung von Fehlern ergibt sich durch den Einsatz einer All-in-One-Lösung. Die meisten Fehler entstehen beim Übertragen oder erneuten Eintippen von Daten in einzelne Tools. Die richtige HR-Software deckt alle relevanten Prozesse ab und macht eine erneute Dateneingabe überflüssig.
- Eine bessere Steuerung der Prozesse ist ein wichtiger Pluspunkt. Ein Beispiel aus dem Recruiting: Neue Bewerbungen lassen sich digital managen, werden automatisiert an die Fachvorgesetzten weitergeleitet und von diesen zeitnah gesichtet. Automatisierte Erinnerungen sorgen dafür, dass Termine eingehalten werden. So erfahren Bewerber schnell, ob sie zu einem Jobinterview eingeladen werden – optimal für die Candidate Experience.
- Eine erhöhte Transparenz bietet der Einsatz von HR-Software sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Mitarbeitenden. Jeder kann die für ihn relevanten Informationen einsehen. Dadurch verbessern sich auch die interne Kommunikation und das Miteinander von HR und Belegschaft.
- Eine optimierte Employee Experience – Mitarbeiterzufriedenheit – ist letztendlich die Folge der besseren Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Self-Services. Die Beschäftigten können ihre Daten jederzeit einsehen und die Abläufe selbst beeinflussen.
Worauf Unternehmen bei der Auswahl von HR-Software achten sollten
Eine pauschale Aussage, welche HR-Software die beste ist, kann nicht getroffen werden. Es hängt stark vom jeweiligen Unternehmen, seiner Größe und Kultur, der HR-Organisation und den individuellen Bedürfnissen ab, welche Personalmanagement-Software die individuell passende ist.
Generell gibt es jedoch bei der Auswahl eines geeigneten Software-Anbieters beziehungsweise der richtigen HR-Software einige grundlegenden Voraussetzungen zu beachten: Wichtig ist ein hoher Sicherheitsstandard. Dieser ist zum Beispiel dann gewährleistet, wenn die Software sicherstellt, dass die Datenübertragung nur über verschlüsselte Verbindungen erfolgt und wenn ein internes Berechtigungskonzept einen unberechtigten Zugriff auf Daten ausschließt.
Für den Datenschutz und die Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben ist es unter anderem wichtig, dass die HR-Software personenbezogene Daten automatisch löscht, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft. Für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse möglichst umfassend und sehr sicher in einer bewährten Software abbilden wollen, empfiehlt sich eine On-Premises-Software, die einen großen Funktionsumfang und zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung bietet.
Fazit: Für eine bessere Candidate und Employee Experience
HR-Software bringt nicht nur für die HR-Abteilung Arbeitserleichterungen mit. Sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte des Unternehmens profitieren von nutzerfreundlichen HR-Tools. Die Transparenz für alle Beteiligten steigt und die interne Kommunikation vereinfacht sich. Insgesamt trägt eine moderne HR-Software sowohl zur Bewerberzufriedenheit (Candidate Experience) als auch zur Mitarbeiterzufriedenheit (Employee Experience) maßgeblich bei.
