Die Digitalisierung von Prozessen im Logistikbereich bietet eine große Chance, die Effizienz nachhaltig zu steigern und damit Kosten zu senken. Weitere Vorteile der Digitalstrategie im Logistikumfeld sind laut einer Umfrage der Bitkom Zeitersparnis, eine sinkende Fehler- und Ausfallanfälligkeit und ein besseres Serviceerlebnis.
Planen Sie Ihren Digitalisierungsgrad in der Logistik zu steigern und ein Lagerverwaltungssystem (LVS) einzuführen? Dann sind Sie bereits auf einem guten Weg. Allerdings gibt es zahlreiche Fehler, die Ihr Projekt zu einer Mammutaufgabe werden lassen.
Warum nicht aus den Fehlern anderer lernen? Wir haben unsere langjährige Erfahrung aus zahlreichen Logistikprojekten genutzt und typische Fehler analysiert. Dieser Beitrag gibt hilfreiche Tipps, um Ihr LVS-Projekt im Handumdrehen zum Erfolg werden zu lassen und von den oben genannten Vorteilen zu profitieren.
Hierfür werden nachfolgend die verschiedenen Projektphasen genauer betrachtet und aufgezeigt, an welchen Stellen Sie besonders aufpassen sollten.
Phase 1: Eine gute Projektvorbereitung bildet das Fundament
In der ersten Phase des Projekts wird das Fundament gelegt, auf dem Ihr Projekt aufbaut. Bereits hier können gravierende Fehler passieren, die Ihr Vorhaben ins Wanken bringen.
Das schon bei der Auswahl des Beratungspartners darauf geachtet werden sollte, dass dieser die Besonderheiten und Prozesse Ihrer Branche kennt, liegt auf der Hand. Jedoch muss sichergestellt werden, dass auch der Personenkreis, der Ihr Projekt zukünftig betreut, entsprechende Projekterfahrungen mitbringt.
Aber nicht nur die Wahl des Beratungshauses ist ein kritischer Faktor. Viel wichtiger ist es, von Ihrer Seite die passenden Projektmitglieder auszuwählen. Machen Sie nicht den Fehler und wählen Sie die Personen aus, die am entbehrlichsten sind, sondern solche, die das größte Prozess-Know-How besitzen.
Auch Führungskräfte müssen fachlich integriert werden und aktiv im Projekt mitarbeiten. Es genügt nicht, wenn diese lediglich eine Überwachungs- oder Lenkungsfunktion einnehmen. Ist das der Fall, kann sich das Projekt erheblich verzögern, da mühsam erarbeitete Ergebnisse möglicherweise nicht akzeptiert werden.
Holen Sie außerdem beteiligte Fachbereiche wie beispielsweise Einkauf oder Vertrieb frühzeitig an Board, um diese für zukünftige Prozessänderungen zu sensibilisieren und Feedback einzuholen. Das erspart Ihnen langwierige Diskussionen und Abweichungen vom Plan.
Haben Sie nun alle Akteure definiert und Ihr Projektteam zusammengestellt, gilt es ebenfalls geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, bevor der Startschuss für Ihr Projekt erfolgen kann.
In diesem Zuge ist es von großer Bedeutung, ein stabiles Umfeld sicherzustellen. Ein Vorhaben wie die Einführung eines LVS sorgt immer für konkurrierende Ressourcen. Das bedeutet, dass neben dem Tagesgeschäft die Aufgaben aus dem Projekt hinzukommen und damit eine Doppelbelastung einher geht. Dementsprechend sollte, falls möglich, darauf geachtet werden, dass keine konkurrierenden Projekte, wie zum Beispiel andere IT-Projekte oder der Bau einer neuen Lagerhalle zeitgleich durchgeführt werden.
Geht es an die Zielsetzung, begehen Projektverantwortliche regelmäßig den Fehler und planen mit einer Zielerreichung von 100 % und versuchen alle Herausforderungen der Vergangenheit in diesem Projekt zu lösen. Derartige Projekte sind allerdings sehr fehleranfällig und es stellt sich schnell eine Phase der Instabilität und Überforderung ein. In der Abbildung können Sie erkennen, wie die Kosten und die Projektdauer bei einer 100%igen Zielerreichung in die Höhe schießen. Besser ist es also eine realistische Zielsetzung von vorerst 90 % anzustreben und die verbleibenden 10 % in Folgeprojekten umzusetzen.
Ist Ihre Zielsetzung definiert, gilt es alle Beteiligten abzuholen und ein gemeinsames Projektverständnis sowie Transparenz zu schaffen. Das gelingt durch Initialschulungen, Pre-Workshops oder Prozess- und Funktionsdokumentationen.
Phase 2: Konkretisierung des Zielbilds durch das Fachkonzept
Nachdem Sie Ihr Projekt in Phase 1 angemessen vorbereitet haben, wird dieses in die Designphase überführt, in der je nach Projektmanagement-Methode EPICS oder Fachkonzept definiert werden.
Vor dem Hintergrund, dass jedes Projekt zeitlich begrenzt ist, sollten Workshop-Themen frühzeitig abgestimmt und die gesammelten Ergebnisse an die Fachbereiche weitergegeben werden, da es sonst zu Verzögerungen kommen kann.
Zudem ist es von Vorteil, bereits in der Designphase Teilabnahmen vorzunehmen. So können Sie rechtzeitig auf Abweichungen reagieren und das Fachkonzept fortlaufend entwickeln. Negative Auswirkungen auf andere Prozesse werden damit verhindert.
Phase 3 & 4: Realisierung des Zielbilds und Go-Live-Vorbereitung und -support
Die gute Nachricht vorab: Haben Sie Phase 1 und 2 ohne größere Probleme und Verzögerungen abgeschlossen, nimmt die Zahl der möglichen Fehler ab. Die gravierendsten Fehler treten erfahrungsgemäß in der Projektvorbereitung und der Aufsetzung des Fachkonzepts auf.
In den letzten beiden Phasen sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf das Thema Trainings legen. Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Konzeptionierung der Inhalte. Hierbei sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese an den jeweiligen Ausbildungsstand der zu trainierenden Person angepasst sind, da das einen erheblichen Einfluss auf den Trainingserfolg haben kann.
Wurden alle User Acceptance Tests abgeschlossen und es sind keine signifikanten Migrationsfehler aufgetreten, können Sie mit den Trainings starten. Unterschätzen Sie niemals die Relevanz intensiver User-Schulungen. Diese bilden die Grundlage für reibungslose Prozesse und die richtige Anwendung des neuen LVS.
Checkliste: Vorsicht bei diesen 7 Warnsignalen
Nachdem nun die Fehlerquellen betrachtet wurden, sollten Sie bei der Durchführung Ihres LVS-Projekts auf diese zentralen Warnsignale achten.
- Die Angebote der Dienstleister liegen weit auseinander
- Einige Anbieter ziehen ihre Angebote überraschend zurück
- Die Fachkonzeptphase verlängert sich plötzlich
- Die Anzahl der Change Requests nimmt zu
- Der Entwicklungsaufwand steigt unerwartet
- Häufige Prozessfehler bei Tests mit Stammdaten
- Die Nutzer-Schulungen verkürzen oder verzögern sich
Können Sie einen oder mehrere Punkte mit „ja“ beantworten, ist Vorsicht geboten und Sie sollten umgehend analysieren, worin diese negative Entwicklung begründet ist und frühzeitig entgegensteuern.
Fazit
Ohne funktionierende Logistikprozesse steht Ihr Unternehmen still – Ihre Kunden erhalten bestellte Waren zu spät oder überhaupt nicht. Um dieses Worst-Case-Szenario zu umgehen, sollten Sie Projekten wie der Einführung eines Lagerverwaltungssystems genügend Aufmerksamkeit schenken.
Wie Sie in diesem Beitrag erfahren haben, kann der Erfolg Ihres Projekts aufgrund vielfältiger Faktoren gefährdet sein. Sind Ihnen die Schwachstellen aber von vornherein bewusst und Sie steuern gezielt dagegen, sind Sie bestens für Ihr LVS-Projekt gewappnet.
