Mit SAP Process Discovery zur individuellen S/4HANA-Roadmap

Für Unternehmen, die derzeit noch mit SAP ECC arbeiten, steht in naher Zukunft die Migration auf das ERP-System SAP S/4HANA an. Spätestens 2027 läuft die Wartung von SAP ECC durch SAP aus, bis dahin muss der Umstieg erfolgt sein.

Doch auch wenn sich IT-Entscheider und Geschäftsführer der Dringlichkeit des Vorhabens bewusst sind, fällt es ihnen oft schwer, die eigene Mannschaft für das S/4HANA-Projekt zu motivieren.

In einigen Unternehmen fragt man sich noch, welchen (monetären) Nutzen der ERP-Umstieg und das damit verbundene, aufwendige Projekt tatsächlich bringt. Zum anderen fehlt es oftmals an einer Planungsgrundlage – an konkreten Kriterien, mit denen IT- und Fachverantwortliche das Projekt in handhabbare Blöcke strukturieren können, sodass Ressourcen planbarer und Projektrisiken möglichst gering sind.

Um eine individuelle Projektplanung zu ermöglichen und die interne Überzeugungsarbeit für das S/4HANA-Projekt zu vereinfachen, wurde SAP Process Discovery entwickelt.

Was ist SAP Process Discovery?

„SAP Process Discovery for SAP S/4HANA Transformation“ ist ein kostenfreies Analyse-Tool, um die Leistungsfähigkeit der eigenen SAP-Prozesse zu messen. Es geht darum, herauszufinden, welche Prozesse unnötig lange dauern, bei welchen Schritten viel manuelle Nacharbeit notwendig ist und in welchen Bereichen Ressourcen dadurch nicht optimal genutzt werden.

Solche Auffälligkeiten sind schließlich nachteilig für das Geschäft, weil sie das Kundenerlebnis trüben und finanzielle Mittel nicht dort zum Einsatz kommen, wo sie den größten Return on Investment (ROI) bieten.

Die Besonderheit von Process Discovery: Das Verfahren zeigt nicht nur eigene Schwachstellen innerhalb der Prozesse auf, sondern ermöglicht auch ein Benchmarking – einen direkten Leistungsvergleich der eigenen Prozesseffizienz mit der von anderen Unternehmen. Wie ist das möglich?

Wer als Unternehmen Process Discovery durchführt, dessen Messdaten werden in die Process Discovery-Datenbank von SAP eingespielt – natürlich anonymisiert. Da mittlerweile tausende SAP-Anwenderunternehmen Process Discovery durchgeführt haben, steht somit ein großer Datenpool mit Messdaten zur Verfügung, der einen Leistungsvergleich mit anderen Unternehmen ermöglicht.

Um ein sinnvolles Benchmarking zu gewährleisten, erfolgt der Leistungsvergleich nicht beliebig, sondern gezielt mit Unternehmen aus derselben Branche und mit vergleichbarer Größe.

Schließlich macht es keinen Sinn, einen mittelgroßen Sondermaschinenbauer mit einem E-Commerce-Giganten zu vergleichen, da beide Unternehmen völlig unterschiedliche Geschäftsmodelle und damit Prozesskennzahlen haben. Die Ergebnisse von Process Discovery haben daher einen hohen Aussagewert und sollten ernst genommen werden.

Die Durchführung von Process Discovery ist nur der erste Schritt. Stehen die Messergebnisse bereit, geht es darum, die Indikatoren im Einzelnen zu prüfen und daraus Maßnahmen abzuleiten.

Vier Handlungsfelder, bei denen Unternehmen aktiv werden müssen

Die im Rahmen von SAP Process Discovery abzuleitenden Maßnahmen sollten sich auf folgende vier Handlungsfelder richten. In jedem dieser Handlungsfelder gilt es, die richtigen Fragen zu stellen.

• Prozesse: Passen die Prozesse noch zur geschäftlichen Realität oder müssen Prozesse angepasst oder neu definiert werden? Existieren standardisierte Prozesse? Falls ja, werden die Prozesse auch tatsächlich eingehalten oder gibt es immer wieder Abweichungen?
• Organisation: Hier geht es im Wesentlichen um die Frage der Zuständigkeit und ob diese sinnvoll geregelt ist. Also etwa, ob an einem bestimmten Prozess die richtigen Mitarbeiter involviert sind (Stichworte Kompetenz und Kapazität), ob die Verantwortung für wichtige Entscheidungen bei den richtigen Instanzen liegt, ob sich die Unternehmensorganisation sinnvoll an den Marktgegebenheiten orientiert (zum Beispiel durch eine Unternehmensgliederung anhand von Kunden- oder Produktsegmenten).
• Stammdaten: Gute Stammdaten und verlässliche Datenpflegeprozesse sind eine Grundvoraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Probleme im Bereich des Stammdatenmanagements können sich vielfältig auf das Geschäft auswirken. Die Folgen sind dann auch im Process Discovery Report erkennbar. Sinnvolle Maßnahmen können ein Datenbereinigungsprojekt sein, aber auch die Automatisierung der SAP-Datenpflegeprozesse, um dauerhaft eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Entsprechende Tools für das SAP-Stammdatenmanagement, die durch intelligente Vorbelegung von Feldern weitestgehend automatisieren, gibt es seit Jahren auf dem Markt. Unternehmen erzielen damit in der Praxis oftmals einen automatischen Belegungsgrad von bis zu 90 Prozent der Datenfelder – der manuelle Pflegeaufwand für Kunden-, Lieferanten- oder Materialstammsätze wird also drastisch reduziert.
• Automatisierung: Laufen die Prozesse rund, wurden organisatorische Fragen geklärt und ist das eigene Unternehmen beim Thema Stammdatenmanagement gut aufgestellt, dann sollte als viertes Handlungsfeld die Prozessautomatisierung betrachtet werden. Es geht dabei jedoch nicht nur um Kosteneinsparungen. Automatisierung trägt vor allem dazu bei, dass Unternehmen schneller und besser auf Anfragen und Markttrends reagieren können und ihren Kunden somit ein besseres Kauferlebnis bieten.

ERP-Lösungen wie SAP S/4HANA können nur dann den größtmöglichen Nutzen entfalten, wenn Unternehmen in den oben genannten Bereichen bestmöglich aufgestellt sind.

Im folgenden Abschnitt wird an einem Beispiel gezeigt, welche konkreten Messgrößen SAP Process Discovery liefert, wie diese interpretiert werden können und wie ein Unternehmen daraus Maßnahmen zur Vorbereitung der S/4HANA-Migration ableiten kann.

SAP Process Discovery: Ein Beispiel

Die Ausgangslage: Ein Handelsunternehmen möchte SAP Process Discovery durchführen, um aus den Ergebnissen sinnvolle Bereinigungsmaßnahmen im Vorfeld der S/4HANA-Migration abzuleiten. Dazu beauftragt es einen SAP-Implementierungspartner mit entsprechendem Know-how.

Nachdem die erforderlichen Vorbereitungen auf dem SAP ERP-System des Kunden getroffen wurden, wird die Auswertung gestartet. Diese misst für alle Prozesse (zum Bespiel Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Produktion) die Prozesseffizienz und deckt Schwachstellen auf. Schon nach wenigen Tagen stehen die Ergebnisse bereit und können abgerufen werden.

Die Ergebnisse des Process Discovery werden in einem umfangreichen PDF-Report (circa 150 Seiten) zusammengefasst. Ebenso steht ein interaktives Online-Dashboard mit weiterführenden Inhalten zur Verfügung. Aus dem Report des Beispiel-Unternehmens sind unter anderem folgende Auffälligkeiten erkennbar:

Falsche Lagerbestände

• Ein Großteil der Lagermaterialien wird nur selten abgerufen: 100 Prozent der in den frei verwendbaren Bestand gebuchten Artikel liegen seit mehr als sechs Monaten im Lager.
• Der Lagerleiter war sich der Problematik schon länger bewusst, denn die Lagermitarbeiter hatten zuvor bereits auf eine offensichtliche Fehlplanung beim Nachschub hingewiesen. Doch das exakte Ausmaß der Planungsdivergenz war bisher niemandem im Unternehmen bekannt.
• Erst der Process Discovery Report lieferte die Fakten zur Materialverwendung und schafft damit das notwendige Problembewusstsein. Die am Prozess beteiligten Kollegen vereinbaren, den Prozess der Materialbeschaffung im Vorfeld der S/4HANA-Transformation neu zu definieren und die Nachschubplanung anzupassen.
• Mögliche Maßnahmen in diesem Zusammenhang sind etwa: Überprüfung des Materialstamms hinsichtlich Aktualität und Qualität der Planungsdaten, bessere Abstimmung zwischen Einkauf, Produktion und Lager, Schulung von Mitarbeitern, Anpassung der Planungsmodelle.

Kundenaufträge können nicht fakturiert werden

• Mehrere tausend Auftragspositionen befinden sich in der SAP-Warteschlange und können nicht termingerecht fakturiert werden.
• Die manuelle Nachbearbeitung der Aufträge verursacht im Backoffice-Team enormen Zusatzaufwand. Die verzögerte Abrechnung und der damit verbundene, spätere Zahlungseingang wirken sich negativ auf das Working Capital des Unternehmens aus.
• Hauptursache bei Fakturierungsproblemen sind oftmals fehlende oder falsche Stammdaten – insbesondere beim Kundenstamm. Es ist jedoch auch möglich, dass einzelne Vertriebsbereiche oder Artikel nicht sauber in SAP aufgesetzt wurden. Ebenso kann es sein, dass technische Probleme den Rechnungsdruck verhindern. Die SAP-Berater können über einen Drill-down im System das Problem genauer eingrenzen. Anschließend sollte das Unternehmen im Gespräch mit den Sachbearbeitern die genaue Ursache für diese Problematik ermitteln und beheben.
• Mögliche Maßnahmen sind allen voran: Automatisierung, insbesondere bei Schwächen im Stammdatenmanagement. Mithilfe von definierten Regeln können Stammsätze bei der Anlage automatisch vorbelegt werden, sodass nur noch möglichst wenige Felder manuell gepflegt und dadurch Fehler minimiert werden. Weiterhin kann der Stammsatz-Anlageprozess über einen digitalen Workflow abgebildet werden. Damit ist sichergestellt, dass nur von der Fachabteilung geprüfte und korrekte Kundenstammdaten ins System gelangen und für Transaktionen genutzt werden.

Offene SAP FI-Posten verzögern den Monatsabschluss

• Im SAP-System gibt es eine außergewöhnlich hohe Anzahl an offenen, kreditorischen FI-Posten. Das hohe Volumen an abzugleichenden Posten verursacht viel manuellen Arbeitsaufwand und es zieht die Monatsabschluss-Aktivitäten in die Länge. Zudem können Skontovorteile nicht genutzt werden, weil Rechnungen nicht zeitnah bezahlt werden. Process Discovery identifiziert dieses Vorgehen eindeutig als Problem, das im Zuge des S/4HANA-Projektes angegangen werden sollte.
• Gründe für die vielen offenen Posten können zum einen Stammdatenprobleme sein, etwa wenn Lieferantendaten unvollständig sind oder wenn Materialdaten aufgrund falscher Bewertungsklassen manuell korrigiert werden müssen. Ein hohes Volumen offener Posten kann jedoch auch ein Indikator dafür sein, dass im Finanzbereich noch nicht über eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nachgedacht wurde.
• Mögliche Maßnahmen: Zum einen ist zu prüfen, wo falsche oder fehlende Angaben bei Lieferanten und Bestellungen beziehungsweise Materialien die Zahlung von Lieferantenrechnungen verzögern. Mit einer regelbasierten, automatischen Feld-Vorbelegung in den Stammsätzen können derartige Probleme weitgehend vermieden werden (zum Beispiel durch die automatische Ableitung der Sachkonten anhand anderer Lieferanten- und Materialkriterien). Ebenso sollte geprüft werden, ob das Customizing für die Bereiche Einkauf, Rechnungswesen und Materialwirtschaft die aktuellen Geschäftsszenarien vollständig abbildet. Und schließlich kann die Funktionalität zum Rechnungsabgleich genutzt werden, mit welcher SAP-Bestellungen automatisch der richtigen Lieferantenrechnung zugeordnet werden.

Die Ergebnisse von SAP Process Discovery liegen vor – was nun?

Process Discovery gibt Unternehmen klare Hinweise dazu, welche Prozesse im jetzigen SAP-System bereits gut laufen und welche Prozesse sinnvollerweise vor beziehungsweise im Zuge des S/4HANA-Systemwechsels überdacht und optimiert werden sollten. Dadurch ergeben sich verschiedene Arbeitspakete für das eigene S/4HANA-Projekt.

Erfahrene Berater können dabei unterstützen, konkrete Schritte abzuleiten, die daraufhin in einem Projektplan abgebildet und terminiert werden. Process Discovery ermöglicht es somit, die S/4HANA-Migration unter Berücksichtigung der individuellen Gegebenheiten im Unternehmen zu planen.

Fazit: Ein kleiner Beratungsauftrag mit riesigem Ergebnis

Es lohnt sich für Unternehmen, SAP Process Discovery durchzuführen. SAP Process Discovery gibt einen detaillierten Einblick in die Qualität der eigenen SAP-Prozesse und fördert genau jene Informationen zu Tage, die IT- und Fachentscheider zur sinnvollen Planung des S/4HANA-Umstiegs heranziehen müssen. Infolge wird die ERP-Conversion besser planbar, Risiken werden reduziert und Projektkosten lassen sich genauer abschätzen.

Und wer als Unternehmen ohne Scheu die eigenen Prozesse auf den Prüfstand stellt und beherzt Verbesserungsmaßnahmen in die Wege leitet, für den amortisieren sich auch die Projektkosten schneller. Denn schließlich spiegeln sich Prozessverbesserungen auch positiv im Unternehmensergebnis wider.