Kollaborations-Plattformen bieten umfangreiche Funktionen, die gezielt auf die digitale Teamarbeit ausgelegt sind. Sie erlauben einen wesentlich produktiveren Austausch und erleichtern so die Projektabwicklung.
Für die Steigerung der Projekteffizienz durch digitale Teams hat FIS Jira und Confluence eingeführt. Mithilfe dieser zwei Tools wird die Zusammenarbeit bei internen, aber auch externen Projekten verbessert.
Um einen tieferen Einblick darüber zu erhalten, habe ich mit Tanja Kapoun (Mitglied des Einführungsteams) ein aufschlussreiches Interview geführt.
Jasmin Krapf (JK): Hallo Tanja, schön, dass du dir heute die Zeit nimmst, um mit mir über Jira und Confluence zu sprechen. Vorab würde ich gerne die Frage klären, was genau sind Jira und Confluence überhaupt?
Tanja Kapoun (TK): Hallo Jasmin, Jira und Confluence sind zwei separate Software-Tools. Jira wird für das operative Projektmanagement und Confluence für die gesamte Projektdokumentation eingesetzt. Jedes Tool ist für sich schon mächtig, aber gemeinsam bilden sie eine noch stärkere Kollaborations-Plattform. Jira-Projekte und Confluence-Bereiche können miteinander verknüpft werden, sodass keine Netzlaufwerke oder Verzeichnisse mehr verwaltet werden müssen.
Was man auch sucht, man findet es sofort und an einem Ort wieder. Projektteams können mithilfe dieser Plattform zusammen an Projekten arbeiten. Ebenso können Informationen in Form eines Wikis zur Verfügung gestellt werden. Das sind aber nur kurz und knapp die Kernmerkmale.
JK: Warum wollte FIS eine Kollaborations-Plattform einführen? Und weshalb fiel die Entscheidung pro Jira und Confluence?
TK: Eines der Kerngeschäfte von FIS ist die Projektdurchführung und die Kollaboration mit Kunden im Rahmen von SAP-Projekten. Für die professionelle Projektabwicklung auf virtueller Ebene und im Sinne der Project Excellence hat FIS noch das passende Tool gefehlt. Gerade in Zeiten von Corona ist eine digitale Plattform unabdingbar geworden, über die alle Projektbeteiligten jederzeit über das Internet auf sämtliche Informationen zugreifen können.
Jira und Confluence wurden in den vergangenen Jahren bereits bei einigen unserer Kunden für die Projektabwicklung genutzt. Da sie mittlerweile die etablierten Standard-Tools auf dem Markt sind, hat sich FIS dafür entschieden.
JK: Seit wann nutzt FIS Jira und Confluence?
TK: Ein internes Projektteam befasst sich bereits seit 2019 mit der Plattform. Der erste Schritt war ein Proof of Concept. Im folgenden Jahr wurden diverse Software-Vorgaben in Zusammenarbeit mit einem professionellen Jira- und Confluence-Einführungspartner erarbeitet. Ebenfalls im Jahr 2020 führten wir mit einem Kunden ein Pilotprojekt durch, um die Systeme auf „Herz und Nieren“ sowie den praktischen Einsatz zu prüfen. Der Go-live fand am 01.01.2021 statt.
JK: Gab es Herausforderungen bei der Umstellung auf das System?
TK: Natürlich ist das Tool, wie jedes andere anfangs auch, beim ersten Umgang neu und man muss seine Gewohnheiten anpassen. Beispielsweise wird nicht mehr mit Office-Dokumenten gearbeitet, wie die meisten von uns es bisher taten.
Allerdings hört es sich komplizierter an, als es ist. Statt in Excel werden offene Punkte jetzt in Jira erfasst und kontrolliert. Texte werden in Confluence auf Webseiten geschrieben. Auf diesen stehen ähnliche Formatierungen wie in Word zur Verfügung. Man hat sogar viel umfangreichere Möglichkeiten als bisher, da man unter anderem Confluence-Seiten mit anderen Seiten und Aufgaben verlinken und so Informationen viel schneller wiederfinden kann.
JK: Wo kommen diese Tools intern zum Einsatz?
TK: Wir nutzen die Plattform für interne Projekte verschiedenster Art. Beispielsweise wird Jira und Confluence für die Produktentwicklung und -weiterentwicklung verwendet. Auch Multi-Projekt-Übersichten werden damit erstellt. Das Tool kommt in den meisten Abteilungen und auch für interne Gremien zum Einsatz.
JK: Die Kollaborations-Plattform kommt extern bei Kundenprojekten zum Einsatz. Wie vereinfacht sie die Projektarbeit?
TK: Jeder Projektbeteiligte, auch der Kunde, hat über das Internet in Echtzeit Zugriff auf alle Projektinformationen und Arbeitspakete sowie Aufgaben im Projekt. Somit sind alle auf dem gleichen Stand und es wird verhindert, dass veraltete Informationen weitergegeben werden.
Außerdem haben der Projektverantwortliche sowie die -mitarbeiter Zugriff auf Standard-Reports. Den Projektplan bekommt man in der jeweils gültigen Form quasi als automatischen „Output“ geliefert und muss nicht separat erstellt werden.
Daneben lassen sich Besprechungen direkt aus dem Stegreif protokollieren und neue Aufgaben erstellen, die wiederum ganz einfach dem Zuständigen zugewiesen werden können. Auch ist es möglich, dass mehrere Projektbeteiligte gleichzeitig an Dokumenten und Aufgaben arbeiten.
Die Änderungshistorie wird dabei automatisch gespeichert. Jeder kann also nachvollziehen, wer, wann, welche Änderungen vorgenommen hat. Die letzten Versionen sind per Knopfdruck aufrufbar und können, wenn nötig, wiederhergestellt werden.
Und falls doch mal ein Word-Export aus Confluence gebraucht wird, beispielsweise für Interessierte ohne eigenen User, ist das auch kein Problem.
JK: Seit wann kommen Jira und Confluence extern zum Einsatz und welche Kundenprojekte wurden bereits begleitet?
TK: Die ersten Kundenprojekte wurden Ende 2020 in Jira und Confluence aufgesetzt. Strategisch wurde entschieden, dass keine bereits laufenden Projekte in die Plattform einziehen. Daher sind nur Projekte, die in den letzten 12 Monaten gestartet sind – sowohl im Bestands- als auch im Neukundenbereich – in Jira und Confluence umgesetzt sowie abgebildet.
Eines unserer ERP-Einführungsprojekte befindet sich gerade im Integrationstest und nutzt die Jira-Zusatz-App „XRay“ für das Thema Testmanagement.
Auf einen Blick: Ihr Nutzen beim SAP-Projektmanagement mit Jira und Confluence
Kollaboration: Projektmitglieder können unterschiedliche Anforderungen zeitgleich über den Browser mit Internetzugriff bearbeiten.
Transparenz: Durch das automatisierte Versionieren von Seiten arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version oder greifen bei Bedarf wieder auf vorherige Versionen zu.
Dokumentation: Erstellen Sie Protokolle für Besprechungen/Workshops und delegieren Sie noch während des Meetings die daraus resultierenden Aufgaben an Projektbeteiligte.
„Big Picture“: Erhalten Sie eine vollständige Übersicht über Ihr Projekt, vom Kick-off-Meeting bis hin zum Go-live.
Status: Offen, in Bearbeitung oder erledigt? Vergeben Sie zentral Aufgaben an Mitwirkende im Projekt; behalten Sie den Status jederzeit im Blick.
Reporting: Nutzen Sie Standard-Reports oder erstellen Sie individuelle Filter und Auswertungen.
Testing: Mit dem Testing-Tool „Xray“ gehören unübersichtliche und unkoordinierte Testabläufe der Vergangenheit an.
Echtzeit: Bei Änderungen werden relevante Personen unverzüglich informiert.
JK: Sind Kunden verpflichtet, mit Jira und Confluence zu arbeiten?
TK: Die Entscheidung liegt natürlich beim Kunden selbst. Im Rahmen der internen Project Excellence wurde es für Kunden ins Portfolio aufgenommen. Die Plattform selbst ist von heute auf morgen einsatzfähig.
Es geht auch nicht nur darum, die Tools zur Verfügung zu stellen. Vielmehr sollen Templates mitgeliefert werden, über die ein Projekt gemäß FIS-Standards aufgesetzt und abgewickelt werden kann.
JK: Zum Abschluss, wie sind die Resonanzen von Kunden, die Jira und Confluence nutzen?
TK: Zahlreiche Kunden haben uns bereits positives Feedback gegeben, weil nun eine umfassende Kollaborations-Plattform zur Verfügung steht und diese den Projekten mehr Transparenz verleiht. Informationen sind schneller abrufbar und insgesamt können Projektziele schneller erreicht werden. Das ermöglicht allen Projektbeteiligten eine effizientere Arbeitsweise und Teamarbeit.
