In der Industrie sind es physische Roboter, die Mitarbeiter in den Produktionsstraßen bei ihren täglichen Arbeiten unterstützen und ihnen monotone, fehleranfällige Tätigkeiten abnehmen. In der IT-Branche sind es Software-Roboter, die lästige und wiederkehrende Routine-Aufgaben abnehmen sollen. Sie übernehmen Rollen von Anwendern und interagieren mit anderen Software-Systemen.
Jedoch wird dies von der Arbeitnehmerseite oft kritisch gesehen und eher als „Jobkiller“ interpretiert. Dies steht der Einführung einer solchen Technologie im Unternehmen erschwerend im Wege. Daher ist es wichtig, Vorurteile abzubauen und Transparenz für diese Technologie zu schaffen.
Eines lässt sich bereits zu Beginn sagen. Mittels RPA werden keine weitreichenden End-to-end-Geschäftsprozesse umgesetzt, die in der Regel große Veränderungen in der IT-Organisation bedeuten. Es sind mehr kleinere Optimierungen, die das tägliche Arbeitsleben erleichtern sollen. Viele Unternehmen sehen diese Technologie auch als Chance, den Fachkräftemangel und den immer stärker steigenden Kostendruck zu kompensieren.
Doch wozu ist RPA fähig und wofür kann es eingesetzt werden? Was steckt hinter dieser Technologie?
Nun gilt es, die Möglichkeiten von RPA zu ergründen und Licht ins Dunkel zu bringen. Mit dem Thema haben wir uns auseinandergesetzt und verschiedene Szenarien durchgespielt.
Was ist das richtige RPA-Tool? Die Entscheidung fiel bei uns auf das Tool von UiPath. Laut einer Studie von The Forrester Wave TM stellt es derzeit den Leader mit der besten Kundenorientierung auf dem Markt dar. Die Community-Lizenz des RPA-Tools ist kostenlos und lässt sich relativ einfach auf dem Rechner installieren. Neben dem Studio, dem eigentlichen Entwicklungstool, gibt es einen Assistenten für die Einplanung der Bots nach deren Freigabe.
RPA in der Praxis – Fallbeispiele
Begonnen mit dem Klassiker „Hello World“ bis hin zum Auslesen von PDF-Dokumenten mittels OCR-Technologie konnten wir viele verschiedene Use Cases durchspielen. Das automatische Auslesen von Daten aus Excel-Tabellen und deren Erfassung sowie Verbuchung in Web- oder Desktop-Applikationen war ohne größeren Entwicklungsaufwand und in kurzer Zeit umsetzbar. Auf diese Weise ließen sich hunderte von Datensätzen in wenigen Minuten über das User Interface der Anwendung erfassen. Quasi mittels „Geisterhand“ wechselten die Daten ständig auf der Eingabemaske.
In einem weiteren Use Case haben wir Internetseiten gescrapt, das heißt, über die Einbindung von Suchmaschinen die Ergebnisse der gefundenen Internetseiten abgegriffen, aggregiert und das Ergebnis in Excel übertragen. Auf diese Weise ließen sich diverse Vergleiche relativ schnell durchführen und übersichtlich darstellen.
Im nächsten Use Case wurden eingehende E-Mails, abhängig von ihren Absendern und deren Anhängen, analysiert. Das heißt, die Mails wurden im Postfach abgeholt, ausgelesen und deren Anhänge separiert abgelegt. PDF-Anhänge wurden über deren Text-Layer oder mittels integrierter OCR-Technologie im RPA-Prozess ausgelesen und weiterverarbeitet. Hierbei war es wichtig, dass die Dokumente einen ähnlichen Aufbau hatten, um den gewünschten Erfolg zu erzielen.
Auch für die Automatisierung von SAP-Anwendungen über SAP GUI sind diverse Aktivitäten im Tool vorhanden. So ließen sich der Anmeldevorgang, die Verzweigung über verschiedene Transaktionen sowie das Austrennen von Tabellen-Daten in Excel-Tabellen realisieren.
RPA-Tools im Test
Das UiPath Studio bietet eine grafikorientierte Entwicklungsoberfläche. Mit dieser lassen sich Prozessabläufe (Workflows) im Grafikdesigner einfach erstellen. Es steht eine große Auswahl an Elementen, sogenannte Aktivitäten, zur Verfügung, mit denen man Prozesse designen kann. Für die Realisierung sind keine große Programmier-Kenntnisse Voraussetzung. Der UiPath Assistent ist ein Tool zur Einplanung der mit dem Studio fertiggestellten und veröffentlichten Automatisierungsprozesse.
Parallel dazu haben wir auch andere RPA-Tools getestet. In der Kurzversion lässt sich sagen, dass die UiPath-Tools anderen Anbietern in Sachen Funktionalität, Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit derzeit enteilt sind.
Fazit
Im Großen und Ganzen muss man sagen, dass dieses Tool für die Automatisierung von regelbasierten Abläufen sehr gut geeignet und empfehlenswert ist. Durch die einfache Handhabe der Tools ist die Umsetzung von RPA-Projekten nicht auf spezielle Mitarbeiter-Skills ausgerichtet. Proof of Concepts lassen sich in einem bestimmten Zeitrahmen gut realisieren. Bei RPA-Kundenprojekten ist jedoch eine intensive Einarbeitung in diese Thematik unausweichlich.
RPA an sich ist wahrscheinlich nur die halbe Lösung. Erst die Kombination aus intelligenten Entscheidungen mittels KI, gepaart mit der sorgfältigen Abarbeitung von routinemäßigen Arbeitsschritten durch RPA, bringen einen nachhaltigen Mehrwert für ein Unternehmen.
Diese kognitive Prozessautomatisierung erreicht gleich mehrere wertschöpfende Ziele. Zum einen erhöht es die User Experience des Mitarbeiters und führt zu einer größeren Zufriedenheit, da nervige Routine-Tätigkeiten im Alltagsleben entfallen und Mitarbeiter durch die Zeitersparnis wichtigere Aufgaben erledigen können.
Vollständig ersetzen können sie den Menschen nicht. Daher sehe ich diese Technologie auch nicht als Jobkiller an. Es erfolgt eher eine Umschichtung der Aufgabenbereiche und öffnet dadurch Chancen und Möglichkeiten für Neues. Es schafft mehr Freiraum für den Mitarbeiter für anspruchsvolle und kreative Arbeiten, denn monotone und langweilige Tätigkeiten gehören nicht mehr in den Arbeitsalltag von Morgen.
