Nicht selten berichten Medien über gescheiterte Software-Projekte. Für die Projektverantwortlichen und das Unternehmen selbst tritt damit der Worst Case ein. Sollten mit der Einführung doch gewisse Ziele erreicht werden. Wie dieses Szenario vermieden und das Projekt mit sorgfältiger Planung erfolgreich abgeschlossen werden kann, zeigt der Beitrag.
Um ein Projekt zum Erfolg zu führen, ist es wichtig, ein Ziel vor Augen zu haben. Wahrscheinlich ist vor Projektstart allen Verantwortlichen unterschwellig bewusst, welche Vorteile eine neue Software-Lösung mit sich bringt und welche Aufgaben erleichtert werden sollen.
Jedoch ist das zu vage. Im Projekt sollte es ein gemeinsames, konkretes Ziel geben, das von allen Beteiligten gleich verstanden wird. Denn nur so lassen sich Missverständnisse im Projektverlauf vermeiden. Außerdem steigt die Motivation, wenn alle die gleiche Vision vor Augen haben.
Von der Grob- zur Feinplanung
Die Zieldefinition kann beispielsweise in einem Workshop erarbeitet werden. Hier sollten die im Kick-off gesammelten Erwartungen und Einwände aller Beteiligten berücksichtigt werden. Zu Beginn des Workshops beschreibt das Team gemeinsam ein sehr umfassendes Ziel, das alle wesentlichen Aspekte beinhaltet.
Dieses Ziel wird dann im Laufe des Workshops immer weiter verfeinert, sodass es konkret und messbar wird. Jede Zieldefinition sollte außerdem die drei wichtigsten Dimensionen enthalten: Zeit, Kosten und Qualität. Sind die drei Dimensionen beschrieben, sollten die Verantwortlichen überprüfen, ob ihr Ziel „SMART“ ist. SMART bedeutet, dass das Ziel spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar ist.
Arbeitet das Projektteam entlang der SMART-Formel, ergeben sich neben den drei Dimensionen recht schnell weitere wichtige Fragen, wie beispielsweise:
- Was im Detail ist das Ziel?
- Wann ist ein Ziel erreicht?
- Was bedeutet beispielsweise „effizienter“?
- Lässt sich das in einer konkreten Zahl ausdrücken?
- Sind alle Beteiligten mit dem Ziel einverstanden und erklären sich bereit, auf dieses Ziel hinzuarbeiten?
- Kann das Ziel überhaupt erreicht werden? Stehen beispielsweise ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung?
- Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
- Wann ist der Zieltermin des Projekts?
Erfolg oder Misserfolg: Die Abgrenzung
Hilfreich ist es dabei auch, Nicht-Ziele und Ausnahmen zu definieren: Was ist nicht Ziel des Projekts? Gibt es Bereiche im Unternehmen, in denen erst noch die passenden Voraussetzungen geschaffen werden müssen, um das Ziel realisieren zu können?
Software-Einführungsprojekte können durchaus lange Laufzeiten haben. Ein wichtiger Faktor dabei ist, wie viele Systeme integriert werden sollen und wie viele angrenzende Abteilungen involviert sind. Ist es also notwendig, im Projekt mehrere Teilziele zu definieren, so ist es sinnvoll, diese zu priorisieren.
Die Ziele können unterteilt werden in Muss-, Soll- und Kann-Ziele.
- Muss-Ziele: Diese Ziele müssen zwingend erreicht werden. Anderenfalls ist das Projekt gescheitert.
- Soll-Ziele: Diese Ziele sollten realisiert werden, wenn alle Muss-Ziele umgesetzt sind. Die Erreichung der Soll-Ziele wertet das Projekt auf. Scheitern sie, ist der Projekterfolg zwar geschmälert, das Projekt jedoch nicht gescheitert.
- Kann-Ziele: Diese Ziele entscheiden nicht über den Projekterfolg. Es sind aber Aspekte, die man gerne umsetzen würde, wenn die Muss- und Soll-Ziele erreicht sind.
Projektziel per Unterschrift bestätigen
Um sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten mit dem Projektziel identifizieren, können Projektverantwortliche die Zieldefinition verschriftlichen. Das kann tatsächlich per Unterschrift erfolgen. Denn das unterstreicht die gemeinsame Absicht der Projektbeteiligten und erhöht die Motivation und das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Fazit: Die Zieldefinition ist erfolgsentscheidend
Im ersten Schritt geht es noch nicht darum, die Effizienz zu berechnen oder Prozesse neu zu modellieren. Vielmehr sollte das Software-Projekt von den Gegebenheiten klar abgesteckt werden. Hierbei spielt die Zieldefinition eine zentrale Rolle.
Alle Projektbeteiligten sollen das gleiche Verständnis vom Projektziel haben und sich danach ausrichten. Erst wenn im Detail bekannt ist, woran und wofür gearbeitet wird, können weitere Meilensteine definiert werden. Um mit einem Plan zum Erfolg zu kommen, genügen teilweise einfache Hilfsmittel, wie die Anwendung der SMART-Formel oder die Betrachtung der drei Dimensionen.
