Bei FIS wurde ein Hinweisgebersystem etabliert. Denn nur, wer wertvolle Hinweise erhält, kann proaktiv und frühzeitig gegen Missstände vorgehen, Risiken minimieren, den eigenen Ruf schützen und das Vertrauen nach innen und außen sichern.
ZIELE DES HINWEISGEBERSYSTEMS
Die Ziele des Hinweisgebersystems sind:
- Schutz des Unternehmens und der Mitarbeiter
- Einhaltung von Werten, Richtlinien, Gesetzen und Vorschriften
- Bekämpfung von Korruption, Wirtschaftskriminalität und anderen illegalen Aktivitäten bzw. unethischem Verhalten
- Eindeutiges Statement des Managements zur Ermutigung und Unterstützung von Hinweisgebern
- Unterstützung des Compliance-Programms dank Risikominimierung
- Erfüllung der EU-Whistleblowing-Richtlinie und weiteren nationalen Gesetzen
- Ermöglichung einer orts-, zeit- und sprachunabhängigen Hinweisabgabe
- Sicherstellung der 100%-igen Anonymität des Hinweisgebers
BEAUFTRAGTE PERSONEN
Für die Annahme der Meldung ist bei FIS der/die Compliance Management Beauftragte oder dessen Stellvertreter zuständig (= Vertrauensperson). Diese
- nehmen die Anonymisierung der in der Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten vor,
- kommunizieren mit dem Meldenden, sofern Kontaktdaten vorliegen und
- koordinieren die Meldung innerhalb des Unternehmens.
ANONYMISIERUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Die Anonymisierung nimmt einen wichtigen Faktor bei dem Hinweisgebersystem ein. Die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, senkt die Hemmschwelle für Hinweisgeber. Erfahrungen zeigen auch, dass viele anonyme Hinweisgeber im Laufe des Dialogs doch ihre Identität preisgeben, sofern sie sich sicher und ernst genommen fühlen. Daher werden Meldungen, die über das Hinweisgebersystem bei FIS eingehen, durch die Vertrauensperson anonymisiert.
Die Vertrauensperson entfernt daher etwaige personenbezogene Daten des Meldenden oder von innerhalb der Meldung genannten Personen. Die Kontaktdaten des Meldenden werden unter Verschluss und ausschließlich durch die Vertrauenspersonen/Compliance Management Beauftragten aufbewahrt.
MELDEKANÄLE
Zur Abgabe von Meldungen wurden unterschiedliche, niederschwellige Meldekanäle eingerichtet.
- Postalisch: Jedem Meldenden, ob intern oder extern, ist es möglich, anonym Meldungen über den Postweg an die Firmen zu senden. Nach Eingang in der Verwaltung werden Briefe z. Hd. des/der Compliance Management Beauftragten intern verteilt.
- Telefonisch: Jeder Meldende kann telefonisch Meldungen abgeben. Damit die Anonymität gewahrt bleiben kann, sollten entsprechende Vertrauenspersonen (= Compliance Management Beauftragte) die Meldung entgegennehmen.
Tel.: +49 9723 99 81-0 (Zentrale; Lassen Sie sich bitte mit dem/der Compliance Management Beauftragten verbinden) - E-Mail: Jedem Meldenden steht es offen, seine Meldung per E-Mail zur Kenntnis zu bringen. Die Anonymität wird dann im Nachgang durch die annehmende Person (Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte) hergestellt. Bitte richten Sie Ihre E-Mail an compliance@fis-gmbh.de.
- Persönlich: Jedem Meldenden steht es offen, das persönliche Gespräch zu suchen. Die Anonymität wird dann im Nachgang durch die annehmende Person (Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte) hergestellt.
- Externe Meldestelle: Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. Der Gesetzgeber stellt externe Meldewege zur Verfügung. Der Gesetzgeber empfiehlt hier, dass diese Personen in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle zu bevorzugen ist.
REAKTIONSZEITEN FÜR RÜCKMELDUNG AN DEN MELDENDEN
Sofern die Kontaktdaten vorliegen, erhält der/die Meldende spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung durch die Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte.
Spätestens drei Monate nach Meldungseingang erhält der Meldende eine Abschlussmeldung durch die Vertrauensperson/Compliance Management Beauftragte.
ABLAUF NACH MELDUNGSEINGANG
Nachdem eine Meldung über das Hinweisgebersystem eingegangen ist und der/die Compliance Management Beauftragte die Eingangsbestätigung (sofern Kontaktmöglichkeiten vorhanden sind) verschickt hat, wird die Meldung anonymisiert.
Der/die Compliance Management Beauftragte bewertet die Meldung und schätzt je nach Schweregrad ein, ob eine interne Untersuchung notwendig ist. Ist diese erforderlich, wird ein Untersuchungsteam gebildet. Dieses sichtet notwendige Unterlagen und führt ggf. Interviews mit Beteiligten. Bei Bedarf kann das Compliance Management Committee hinzugezogen werden.
Nach Abschluss der Untersuchung werden, falls erforderlich, geeignete (den Ursachen entsprechende) Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt.
Der/die Meldende erhält spätestens drei Monate nach Eingang der Meldung eine Abschlussmeldung durch den/die Compliance Management Beauftragten, sofern die Kontaktdaten des/der Meldenden vorliegen.
