E-Invoicing und Automatisierung im Finanzwesen gewinnen zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt durch die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen. Vorgeschriebene Standards unterscheiden sich von Land zu Land und machen es Unternehmen schwer, die Compliance- und Steuervorschriften einzuhalten. Unternehmen sollten das E-Invoicing jedoch nicht als reine Pflichterfüllung gesetzlicher Anforderungen sehen. Die elektronische Verarbeitung bietet enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen.
Mit unserem ganzheitlichen Best Practice Ansatz für Invoice Management bieten wir die optimale Grundlage für einheitliche Rechnungsprozesse auch über Ländergrenzen hinweg. Dadurch verarbeiten Sie Ihre Ein- sowie Ausgangsrechnungen schnell und digital direkt in SAP. Die Software-Anwendung unterstützt Sie bei der Kommunikation mit Behörden und Geschäftspartnern beim Austausch von strukturierten, elektronischen Rechnungen.
Inhalt des E-Books
Automatisierung und Digitalisierung als Chance nutzen
Durch elektronische Business-Prozesse werden manuell aufwendige Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen effizient und nachhaltig abgewickelt. Rechnungen werden nicht analog per Post oder Fax versendet und durch die Abteilungen gereicht, sondern in strukturierter Form als digitaler Beleg übermittelt und verarbeitet. Durch die papierlose Kommunikation erzielen Sie schnellere Durchlaufzeiten und können zum Beispiel Skonti effektiver nutzen. Zudem vermeiden Sie Eingabefehler, die bei der manuellen Erfassung der Rechnungsdaten entstehen können. Alle benötigten Informationen sind stets verfügbar und werden korrekt übermittelt. Zugleich bilden digitalisierte Prozesse die Grundlage für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Rechnungsverarbeitung. Dies ermöglicht die Automatisierung weiterer Prozessschritte.
Ihr Nutzen durch E-Invoicing mit FIS
- Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit: bis zu 80 % Kostenersparnis im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess, u. a. durch Einsparung von Verwaltungs- und Portokosten
- Höhere Skontoerträge und verbesserte Liquidität: lange Versandwege entfallen, Rechnungen werden schneller bezahlt
- Zeitersparnis durch Automatisierung: schnelle Verarbeitung von Massendaten, verkürzte Durchlaufzeiten von SAP-Rechnungen
- Hohe Datenqualität: Vermeidung manueller Eingabefehler, Daten stehen in Echtzeit im ERP-System zur Verfügung
- Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse: automatisches Anstoßen von Folge-Aktivitäten, z. B. Freigabe oder Zahlung
- Steigerung der Prozesstransparenz: alle Informationen liegen im SAP-System vor, Überblick über den aktuellen Stand jeder Rechnung
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Compliance-Anforderungen, automatische Fristenwahrung (z. B. Aufbewahrungs- und Löschfrist)
- Umsetzung internationaler Rechnungsstandards: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm.
- Durchgängiger Finanzprozess zwischen allen Beteiligten: eine übersichtliche Oberfläche für alle Rechnungsformate und Kommunikationswege – auch für PDF-Rechnungen
Interessante Downloads zu E-Invoicing mit SAP
E-Invoicing mit der FIS-Gruppe – Das sagen unsere Kunden
Bei der Entscheidung für FIS war nicht nur die Funktionalität ausschlaggebend, sondern wir wollten eine zukunftsfähige Plattform, die keine Stand-alone-Lösung ist.
Digitale Rechnungsverarbeitung MIT FIS/InvoiceManagement UND DRC
Mit FIS/InvoiceManagement und dem Document und Reporting Compliance (DRC) der SAP wird eine unkomplizierte Erstellung, eine voll automatisierte Übermittlung, sowie der Empfang und die automatisierte Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen ermöglicht.
Dabei ist es vollkommen egal, um welches Format und welchen Übertragungsweg es sich handelt: ob klassisches EDI (Electronic Data Interchange), Rechnungsformate wie XRechnung, Factur-X, ZUGFeRD und InvoicePA/FatturaPA oder die Kommunikation via E-Mail oder PEPPOL-Plattform. Selbst Papier-Rechnungen können verarbeitet werden: Die OCR-Erkennungssoftware von FIS digitalisiert die relevanten Daten und übersetzt sie in das benötigte Format.
Individuelle Anforderungen können mit der FIS-Software berücksichtigt und in das System implementiert werden. Auch die Integration in die SAP-Standardprozesse ist nahtlos möglich. Zusätzlich kann der Rechnungsprozess durch KI & Maschinelles Lernen weiter automatisiert werden. Beispielsweise werden FI-Rechnungen eigenständig klassifiziert und kontiert, der verantwortliche Genehmiger identifiziert sowie der Freigabe-Prozess angestoßen.
Für den Rechnungseingang deckt die SAP-Lösung DRC eine Vielzahl an länderspezifischen Rechnungsformaten und Prozessen ab. Die Lösung kann daher optimal für eingehende Rechnungen aus den verschiedenen Ländern eingesetzt werden. FIS/InvoiceManagement beinhaltet eine Lösung die für den Empfang von inländischen Rechnungsformaten genutzt werden. Diese ist vor allem auf deutsche Standards und Vorschriften spezialisiert und kann dies kostengünstig abbilden. Alle eingehenden Rechnungen werden dann zentral in einer Anwendung automatisiert verarbeitet oder bei Bedarf an den Sachbearbeiter weitergeleitet.
Auch beim Rechnungsausgang können beide Lösungen kombiniert eingesetzt werden. SAP DRC bietet auch hier eine Vielzahl an länderspezifischen Rechnungsformaten. FIS/InvoiceManagement ist hingegen auf inländische Standards und Vorschriften spezialisiert. Je nach Rechnungsempfänger können das passende Format und eventuell rechtliche Prozesse des jeweiligen Landes abgebildet werden. So werden die Vorteile beider Lösungen ideal miteinander verbunden.
Eingangsrechnungen digitalisiert verarbeiten – Procure-To-Pay-Prozess
Mit unserm ganzheitlichen Best Practice Ansatz für Invoice Management lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgängig digitalisierten Procure-to-Pay Prozess verarbeiten: vom Empfang der digitalen Rechnungsformate über die Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung. Kreditorenrechnungs-Daten werden zum Beispiel automatisch mit der zugehörigen Bestellanforderung im SAP-System abgeglichen. Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung überein, wird diese automatisiert gebucht und bezahlt – ganz ohne manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. SAP-Anwender können hier „no-touch“-Quoten von über 90 Prozent erreichen.
Oft hilft schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, also die automatisierte Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden, ermöglicht eine deutliche Erleichterung im Tagesgeschäft – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen.
Das Lösungspaket von FIS übernimmt beim Rechnungseingang den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuert die Prüfung und Freigabe – völlig unabhängig vom Rechnungsformat. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Bearbeitungsstände transparenter. Je nach Rechnungsformat erfolgt die Aufbereitung in ein für den Nutzer lesbares Format (Visualisierung).
Durch die nahtlose Integration in den FIS/edc Rechnungseingangsmonitor, kann der Sachbearbeiter im Unternehmen die Rechnungsprüfung für elektronisch übermittelte Dokumente auf gleichem Wege durchführen, wie er es vom Papierbeleg fokussierten Vorgang bereits kennt. So realisieren Sie einen durchgängigen und abgeschlossenen Prozess im Rechnungseingang.
Automatisierte Rechnungsstellung – Order-To-Cash-Prozess
Bei einem digitalisierten Order-to-Cash-Prozess werden die Debitorenrechnungen in elektronischer Form direkt im zentralen SAP-System erstellt. Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, versendet und vom Empfänger manuell erfasst und gebucht werden. Unsere SAP Komplettlösung für Invoice Management wählt das zum Geschäftspartner passende Rechnungsformat sowie den geeigneten Übertragungsweg automatisch aus.
Es gibt zahlreiche Formate und Wege, die ein Unternehmen nutzen kann, um Rechnungen an Kunden und Geschäftspartner zu übermitteln. Unsere Invoice Management Lösung erkennt alle Formate und kann sie korrekt übermitteln.
Mit FIS/eInvoicing ist zudem das Monitoring versendeter E-Rechnungen möglich. Statusmeldungen, wie beispielsweise „versendet“, „empfangen“ oder „Fehlerbehandlung“, liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmöglichkeiten im Fehlerfall.
Die Anwendung übernimmt beim Rechnungsausgang automatisch die Auswahl des richtigen Formats für jeden Rechnungsempfänger, ohne dass der Nutzer manuell eingreifen muss. Die Invoice Management Lösung von FIS ist die ideale Kombination, um auf die unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen der verschiedenen Länder perfekt vorbereitet zu sein.
Die häufigsten Fragen zu E-Invoicing
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Stellen Sie auf SAP E-Invoicing um für die elektronische Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Mit SAP und den ergänzenden FIS-Optimierungen erzielen Sie vollautomatisierte Rechnungsprozesse und finden Orientierung im Buchstaben-Dschungel aus X- & E-Rechnung, PEPPOL & Co. Kontaktieren Sie die SAP-Experten von FIS für weitere Informationen gerne per Mail oder Telefon.
