Revolutionierung des Personalwesens durch KI – warum auch der HR-Bereich vor einem Wandel steht

„Unternehmen sollten Künstliche Intelligenz im Personalwesen einsetzen, um HR-Prozesse zu automatisieren, Recruiting-Prozesse zu beschleunigen und die Mitarbeitererfahrung durch datenbasierte Entscheidungen zu verbessern. KI bietet viele Einsatzmöglichkeiten, um die Effizienz zu steigern.“

– Das sagt ChatGPT, wenn die KI gefragt wird, warum ein Unternehmen KI-Technologien im Personalwesen einsetzen sollte. Plausible Gründe, die einem Unternehmen helfen, den HR-Bereich moderner und effizienter zu gestalten.

Während KI-Systeme in den USA zunehmend in den Alltag von Personalabteilungen integriert werden, steht der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen in Deutschland aber noch am Anfang.

Laut einer Studie des ifo-Institutes nutzen im September 2023 nur 5% der befragten Unternehmen KI im HR-Bereich, während circa 25% einen Einsatz planen. Viele der vorhandenen KI-Lösungen stammen deswegen aus den USA und sind teilweise nur auf Englisch verfügbar.

Doch wie genau unterstützt KI im Personalwesen? Welche Aufgaben können automatisiert werden und so die Arbeitsweise der HR-Teams verändern?

Stellenausschreibungen

KI-Lösungen können im Recruiting Prozess unterstützen, so können KI-Anwendungen beispielsweise die Erstellung von Stellenanzeigen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Nach Eingabe aller relevanten Informationen, wie Jobtitel, Abteilung und Standort, entwirft die KI automatisch eine gut strukturierte und ansprechende Anzeige. Dieser Ansatz reduziert den Aufwand und die Zeit, die sonst für die Formulierung erforderlich wäre.

Zusätzlich kann die KI die fertigen Stellenanzeigen analysieren und Verbesserungsvorschläge geben. Mögliche Alters- oder Geschlechtsvorurteile werden in der Formulierung identifiziert und die KI schlägt Alternativen vor, um diese zu vermeiden.

Außerdem erhält das Personal eine Bewertung, wie gut die gewählte Formulierung auf die Zielgruppe zutrifft. So wird dafür gesorgt, dass eine präzise und inklusive Ansprache verwendet wird, die die Chancen erhöht die besten Kandidaten zu gewinnen.

Analyse der Lebensläufe

Die zeitaufwendige Arbeit der manuellen Eingabe von Bewerbungsdaten kann durch KI-Lösungen beschleunigt werden. Die relevanten Informationen werden durch CV-Parsing extrahiert und mit den Anforderungen der Stelle verglichen. So wird bereits eine erste Eingrenzung der Bewerber vorgenommen. In der engeren Auswahl sind also nur potenziell passende Kandidaten. Durch die Automatisierung ist auch ein Bearbeiten einer großen Anzahl an Bewerbungen kein Problem.

Bewerbungsgespräch

Am Anfang des Mitarbeiterlebenszyklus steht die Bewerbung. Hier gibt es moderne Plattformen, die traditionelle Bewerbungsgespräche durch Onlineinterviews ersetzen. Bewerber können sich flexibel zu jeder Zeit einwählen und beantworten Fragen in Form von kurzen Videos.

Diese werden anschließend analysiert, um die geeignetsten Kandidaten herauszufiltern. Die Fragen können dabei automatisiert erstellt werden, speziell angepasst an die Anforderungen der jeweiligen Stelle. So kann eine präzise Auswahl und Beurteilung der Kandidaten sichergestellt werden.

Es gibt ebenfalls Plattformen, welche die kognitiven Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und soziale Verhaltensmuster der Bewerber bewerten, indem sie die Art und Weise analysieren, wie potenzielle Mitarbeitende verschiedene Minispiele spielen. So entsteht ein umfassendes Bild ihrer Eignung für die Position.

Onboarding

Im Bereich des Onboardings kann Künstliche Intelligenz auf vielfältige Weise unterstützen. KI-Lösungen besitzen die Fähigkeit, Onboarding-Materialien zu erstellen, die eine Verbesserung der Einarbeitung gewährleisten. Diese können speziell auf die jeweilige Stelle zugeschnitten werden und enthalten alle relevanten Informationen.

Der neue Mitarbeiter hat damit die Möglichkeit einer personalisierten Einarbeitung. Content-Empfehlungen, adaptive Lernpfade, die sich an die Lerngeschwindigkeit des Mitarbeiters anpassen, beschleunigen das Onboarding.

Mitarbeiterbindung

Geht es darum, ein Feedbackgespräch vorzubereiten, kann KI bei der Erstellung eines fairen und konstruktiven Feedbackbogens unterstützen. Passende Tools können Formulierungshilfen geben und Maßnahmen entwickeln, durch welche sich der Mitarbeiter verbessern kann.

Im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen kann durch gezielte Fragen und anschließender Analyse ein detaillierter Einblick in die Mitarbeiterzufriedenheit genommen und Gründe für das jeweilige Niveau genannt werden.

Auf Basis dessen kann KI gezielte Verbesserungsmaßnahmen entwickeln. Zusätzlich können Prognosen zum Kündigungsrisiko verschiedener Mitarbeitergruppen getroffen und so frühzeitig reagiert werden.

Zudem helfen KI-Systeme im Bereich des Skill Managements, indem sie die Kompetenzen der Mitarbeitenden analysieren und mit geeigneten internen Stellenangeboten abgleichen. Diese Automatisierung führt zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung und fördert das Wachstum der Belegschaft.

Datenschutz

Entscheiden sich Unternehmen, KI im Personalwesen zu nutzen, gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben, die es zu beachten gilt. Da es sich um die Verarbeitung personenbezogener Daten handelt, findet in diesen Fällen die DSGVO Anwendung.

So müssen Unternehmen Bewerber als auch die Belegschaft darauf hinweisen, dass ihre Daten durch KI verarbeitet werden und die entsprechende Einwilligung einholen.

Grundsätzlich verboten ist eine automatisierte Einzelentscheidung durch KI. Folglich dürfen KI-Tools bei Themen, die für die Betroffenen eine rechtliche Folge haben, nie die Rolle des alleinigen Entscheiders übernehmen. Dies betrifft Kündigungen und Beurteilungen, aber auch die Ablehnung von Bewerbern.

Außerdem sind Unternehmen dazu verpflichtet, transparent und nachvollziehbar mit der Verarbeitung personenbezogener Daten umzugehen und bei Nachfrage die Logik sowie die erwarteten Auswirkungen offenzulegen. Beim Gebrauch von KI könnte dies zu Schwierigkeiten führen.

Ein weiteres Problem, was sich bei der Nutzung von beispielsweise amerikanischen KI-Lösungen bezüglich des Datenschutzes ergibt, ist der Standort der Rechenzentren in den USA und den damit verbundenen Hindernissen beim Schutz der Daten.

Das Thema Datenschutz im Zusammenhang mit dem Nutzen von KI erfordert allerdings eine individuelle Prüfung in jedem Unternehmen.

Risiken

In einer Studie der IU aus dem Jahr 2022 gaben rund 43 % der Befragten an, dass KI ihrer Meinung nach einen negativen Einfluss auf den Bewerbungsprozess hat. So können KI-Algorithmen vorurteilsbehaftet sein, wenn sie mit entsprechend diskriminierenden Informationen angelernt werden, beispielsweise bei der Information, welche Bewerber in der Vergangenheit eingestellt wurden.

Ein weiteres Risiko ist, dass die HR-Fachkräfte sich langfristig zu sehr auf die neuen Technologien verlassen und so potenziell geeignete Bewerber aufgrund einer KI-Entscheidung ablehnen. Ob die Persönlichkeit in die Abteilung oder das Team passt, kann KI ebenfalls nicht erkennen.

Die fehlenden Fähigkeiten der Belegschaft im Umgang mit KI sind ebenfalls zu beachten. Verstehen diese die Arbeitsweise mit einem solchen Tool nicht, können die vorhandenen Potenziale nicht vollständig oder falsch genutzt werden. Auch die Skepsis der Mitarbeitenden bei einer solchen Einführung ist ein potenzielles Risiko.

Der Ethikbeirat HR Tech hat diesbezüglich zehn Richtlinien verfasst, um eine gewissenhafte Anwendung von künstlicher Intelligenz zu gewährleisten:

• Der KI-Einsatz muss vor Einführung sorgfältig geplant und alle Interessensgruppen miteinbeziehen.
• Die KI-Lösungen sollen empirisch evaluiert werden und auf theoretischen Grundlagen basieren.
• Wichtige Personalentscheidungen werden in der letzten Instanz von einem Menschen getroffen.
• Die Kompetenz mit KI umzugehen, muss bei der Belegschaft vorhanden sein.
• Unternehmen haften für die Ergebnisse und Entscheidungen der KI.
• Personenbezogene Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck verarbeitet werden.
• Betroffene müssen über die Logik, den Zweck und den Einsatz der KI-Lösung unterrichtet werden.
• Es dürfen keine Daten ohne die Einwilligung der Betroffenen erhoben werden, vor allem solche, die der Kontrolle derer entzogen sind (z.B. Stimmanalysen).
• Die Datenbasis muss hochwertig und diskriminierungsfrei sein.
• KI-Lösungen sollten kontinuierlich weiterentwickelt und überprüft werden.

Fazit: KI kann die Arbeit in den HR-Teams revolutionieren

Die Integration von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen bietet zahlreiche Möglichkeiten, die HR-Prozesse zu verbessern. Während die USA bei der Nutzung von KI im HR-Bereich bereits weiter fortgeschritten sind, gibt es auch in Deutschland ein wachsendes Interesse an diesen Technologien.

Unternehmen müssen jedoch sorgfältig planen und die ethischen, sowie rechtlichen Richtlinien beachten, um einen verantwortungsvollen Einsatz sicherzustellen. Mit einer klaren Strategie und gezielten Maßnahmen können KI-Lösungen dazu beitragen, Personalprozesse effizienter zu gestalten und die Arbeitsweise in dem Bereich nachhaltig zu transformieren.

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